Era internet of things mengubah wajah dunia secara cepat. Ketika semua serba terkoneksi dan terintegrasi sempurna dalam sebuah sistem informasi, segala sesuatu terkait pekerjaan maupun bisnis lebih mudah diakses. Bahkan, tanpa mengenal perbedaan tempat dan waktu. 

Itulah sebabnya pemakaian sistem informasi meningkat secara drastis di semua lini bisnis. Semua demi menjaga keunggulan perusahaan agar tetap bisa berkompetisi dengan para pesaingnya. Sulit membayangkan bisnis tanpa sistem yang efektif sekaligus terintegrasi. 

Menarik untuk ditelusuri bagaimana perusahaan menekankan pentingnya integrated information system dan apa saja manfaatnya untuk keberlangsungan bisnis yang dijalani.

Pengertian Integrasi Sistem Informasi

Britannica mendefinisikannya sebagai seperangkat komponen yang terintegrasi dalam rangka mengumpulkan, menyimpan, dan melakukan pemrosesan data. Tujuan yang ingin dicapai dari sistem tersebut untuk menyediakan informasi, pengetahuan, serta produk digital. 

Dewasa ini, makin banyak perusahaan mengandalkan sistem demikian dalam manajemen operasionalnya. Misalnya, bagaimana sistem ini mempermudah aktivitas harian perusahaan, seperti memproses keuangan, mengelola urusan SDM, sampai menjangkau calon pelanggan lewat digital marketing dan membangun sistem penjualan online. 

Tanpa sistem seperti ini, Anda tidak akan mengenal eBay, Amazon, Alibaba, maupun Google. Pemerintah bahkan telah menerapkan sistem terintegrasi ini dalam melayani berbagai keperluan administrasi penduduk. Berkat sistem yang tertata dan terkoneksi satu sama lain, layanan pemerintahan bisa berlangsung efektif dan efisien sehingga warga pun merasa terbantu.

Lebih lanjut, Anda sebagai individu pasti turut mengandalkan sistem ini, terutama yang berbasis internet. Sebagian besar aspek kehidupan Anda saat ini tidak bisa lepas dari sistem tersebut. Belajar, bekerja, hiburan, berbelanja, berolahraga, sampai urusan perbankan, semua lebih mudah dengan adanya sistem yang terintegrasi.

Integrasi sistem informasi merupakan suatu proses teknik menggabungkan berbagai komponen atau subsistem menjadi satu kesatuan sistem yang besar. Prosedur tersebut menghubungkan beberapa komponen terpisah yang kadang diproduksi vendor berbeda. Sistem terintegrasi juga menambah nilai suatu sistem dengan penyediaan fungsi baru. 

Sistem terintegrasi menjadi solusi tepat bagi perusahaan yang memiliki kesulitan dalam mengoperasikan beberapa subsistem terpisah. Anda pun tidak perlu menguras energi dan membuang waktu untuk memasukkan ulang data ke tiap sistem secara manual. Tentu ini menekan risiko terjadinya kesalahan-kesalahan kecil yang bisa berakibat fatal di kemudian hari.

Manfaat Integrasi Sistem Informasi 

Menyelenggarakan operasional perusahaan yang efektif dan efisien jadi tujuan akhir integrasi sistem. Seiring berkembangnya perusahaan, jumlah data yang disimpan makin banyak, baik itu terkait proses bisnis, karyawan, maupun klien. Sekalipun tiap subsistem secara independen bisa berfungsi, tetapi jika tidak bergerak dalam sistem yang sama malah membuat kinerja terhambat. Potensi perusahaan untuk meraih keuntungan lebih pun terganggu. 

Oleh karena itu, memiliki sistem informasi yang terintegrasi penuh akan membantu perusahaan menikmati deretan manfaat berikut. 

1. Kolaborasi lintas divisi meningkat

Keuntungan terbesar dari integrasi sistem adalah meningkatnya kolaborasi lintas divisi. Masing-masing divisi tidak lagi bekerja sendiri-sendiri atau melakukan pengulangan proses akibat perbedaan subsistem. Karyawan pun bisa lebih fokus pada proyek yang tengah digarap alih-alih mengurus hal-hal administratif yang sama.

Bahkan, tiap divisi bisa menekan risiko melakukan kesalahan. Tanpa sistem yang terintegrasi, Anda dan rekan kerja di divisi lain menerapkan cara berbeda. Kesalahan kecil seperti salah input data bisa berakibat fatal jika tidak ditangani. Makin panjang proses pengerjaan, makin besar juga peluang kesalahan terjadi.

Sistem yang terintegrasi mampu mengurangi semua risiko tersebut. Anda lebih produktif, demikian pula divisi lain. Oleh sebab itu, kerja sama lintas divisi bisa berlangsung dengan mulus sehingga proyek pun lebih cepat selesai. 

2. Memudahkan akses data secara real time

Bayangkan situasi ini. Bagian penjualan baru memasukkan data terakhir lima menit sebelum jam kerja usai. Bagian keuangan tidak bisa segera memproses karena harus menunggu bagian penjualan mengirim rekapitulasinya via email. Setelah menunggu, belum tentu informasi tersebut akurat. Jika situasi tersebut berulang, apakah perusahaan bisa bertahan dengan cara kerja demikian?

Memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain membutuhkan waktu tak sedikit, apalagi jika Anda harus memindahkan data dalam jumlah besar. Belum lagi perbedaan sistem yang membuat data perlu disesuaikan lebih dulu sebelum diproses. 

Integrasi sistem memungkinkan Anda memperoleh konektivitas data yang konstan. Semua karyawan bisa mendapat informasi secara real-time dan akurat. Data yang sama dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Anda pun tidak perlu khawatir melakukan kesalahan berulang karena salah memindahkan atau memproses data yang telah di-input divisi lain. 

3. Mengoptimalkan sumber daya

Dengan sistem yang terintegrasi, berbagai proses bisnis perusahaan bisa dilakukan secara otomatis. Ini menjadi sebuah proses yang berjalan dengan efisien, khususnya dalam mengoptimalkan sumber daya. 

Produktivitas karyawan meningkat karena mereka bisa fokus pada tugas sesungguhnya alih-alih memasukkan data secara manual pada tiap subsistem. Integrasi sistem membantu penyederhanaan tugas-tugas rutin. Pekerjaan selesai tepat waktu, karyawan pun merasa puas dengan hasil kerjanya.

Belum lagi, Anda bisa fokus untuk membangun kualitas kerja tim. Integrasi sistem mampu membuat semua proses berjalan lebih singkat dan simpel dengan mengandalkan SDM yang ada. Anda cukup melatih mereka agar terbiasa dengan sistem baru ini tanpa perlu repot merekrut karyawan baru. Berkat tim yang  telah terlatih, perusahaan Anda siap menerima tantangan baru untuk berkembang lebih besar. 

4. User interface seragam dan konsisten 

Sering ditemukan dalam perusahaan bahwa beda pemimpin atau beda divisi, beda pula subsistem yang dipakai. Akibatnya, karyawan butuh waktu ekstra untuk beradaptasi dan membiasakan diri dengan berbagai aturan baru terkait tugas dan tanggung jawabnya. Dari segi bisnis, hal itu jelas menyulitkan, merugikan, dan tidak efektif.

Integrasi sistem menghadirkan user interface seragam dan konsisten. Memang butuh waktu untuk sosialisasi dan membangun kebiasaan baru karyawan. Namun, dengan user interface yang sama dalam sebuah perusahaan, membuatnya lebih mudah dipelajari dan dipahami. Karyawan lintas divisi pun bisa berbicara dalam “bahasa” yang sama karena berada dalam sistem yang sama.

Konsistensi juga jadi kunci keberhasilan integrasi sistem. Artinya, dari divisi manapun Anda mengakses data, tampilan dan nilai data tersebut tetap sama alias tidak berubah. Tidak ada lagi kebingungan muncul karena perbedaan data maupun kesalahan input. 

Terlebih lagi, jika Anda juga meminta software house membuat mobile app development. Semua pekerjaan bisa diselesaikan meski Anda sedang tidak berada di kantor. Cukup buka sistem informasi perusahaan melalui smartphone atau tablet. Tampilan aplikasi yang mobile-friendly mempermudah Anda mengambil keputusan penting dalam tiap proses bisnis tanpa kehilangan waktu.

5. Menghemat biaya dan ruang penyimpanan 

Menempatkan data perusahaan secara sentral dalam satu sistem dan lokasi akan mengurangi biaya operasional, khususnya terkait proses pemasangan, pengadaan, dan pemeliharaan berbagai sistem. Biaya untuk memperbarui maupun memperbaiki ketika muncul masalah juga lebih murah. Anda bahkan tidak perlu berlangganan terlalu banyak software atau aplikasi untuk subsistem berbeda.

Di sisi lain, dengan seluruh data tersimpan dalam satu lokasi juga menghemat ruang penyimpanan komputer. Anda tidak usah repot-repot menyimpan data penting perusahaan di laptop atau PC (yang kadang memakan memori terlalu banyak) karena bisa mengaksesnya sewaktu-waktu dari sistem. 

Kabar baiknya, penghematan biaya secara signifikan ini mampu meningkatkan keuntungan perusahaan Anda. Ketika sebagian tugas rutin telah berlangsung secara otomatis, Anda dan tim bisa fokus untuk menggaet lebih banyak pelanggan maupun mengembangkan keterampilan lain. Ini mendukung bisnis Anda makin berkembang sehingga penjualan meningkat dan keuntungan yang dikantongi lebih besar.

6. Setiap tahapan bisnis terdokumentasi dengan baik

Bagian paling melelahkan dari proses bisnis adalah membuat arsip atau mendokumentasikan tiap tahapan bisnis, apalagi jika Anda masih memakai cara manual untuk mengarsipkan sesuatu. Mencetak dan membuat salinan jadi keharusan. Sementara itu, kedua aktivitas tersebut membutuhkan jumlah perlengkapan kantor yang tidak sedikit. Belum lagi jika Anda lupa di mana menaruh arsip tersebut. 

Dengan integrasi sistem, setiap tahapan bisnis bisa terdokumentasi dengan baik lewat penyimpanan dalam cloud drive. Bahkan, Anda dapat melacak riwayat perubahan dokumen dari waktu ke waktu dengan mudah. Siapa yang membuat, membuka, dan menyunting dokumen juga bisa ditelusuri. 

Jika masih harus melakukan penyimpanan dalam bentuk fisik, cukup cetak hasil final saja. Tetap pindai dokumen akhir tersebut dan simpan dalam bentuk PDF sehingga mudah diakses kapan saja tanpa repot-repot membongkar arsip di lemari.

7. Data dan informasi terpusat

Tahukah Anda mengapa data menjadi isu penting dalam teknologi terkini? Keberadaan data yang terpusat memberi informasi lebih akurat sehingga proses bisnis berjalan lancar dan minim kesalahan. Anda bisa melakukan analisis data di tiap tahapan bisnis dan mendeteksi kesalahan yang mungkin muncul.

Bukan hanya menampilkan informasi yang akurat, data yang tersimpan secara sentral di cloud drive juga menghemat ruang penyimpanan di memori laptop, PC, maupun smartphone. Data yang terkumpul ini memiliki nilai tinggi dan penting untuk keberlangsungan bisnis Anda.

Sistem informasi yang telah terintegrasi menyimpan data secara otomatis. Proses backup data pun dilakukan secara berkala. Anda tidak perlu melakukan semua pekerjaan tersebut secara manual karena sistem sudah mempermudahnya untuk Anda. Plus, database sudah tertata rapi. Anda pun bisa membuat laporan dalam waktu singkat karena pencarian data lebih cepat.

8. Menekan risiko pencurian data

Saat data dimasukkan secara manual, bukan hanya risiko kesalahan input saja yang mungkin terjadi, tetapi juga pencurian data. Makin panjang tahapan yang harus dilalui sebelum data diproses, makin banyak orang yang melihat atau mempunyai akses untuk membuka data tersebut. Peluang penyalahgunaan atau pencurian data jelas lebih besar. 

Integrasi sistem membuat penyimpanan data terpusat sehingga tim IT dapat mengontrol siapa saja yang berhak mengakses, mengubah, atau memperbarui suatu data. Terlebih, mayoritas bisnis berurusan dengan informasi sensitif yang harus dijamin keamanannya. Anda bisa membangun security tools sendiri untuk mencegah akses dari user yang tidak dikenal. 

Ini membuat keamanan data lebih terjamin. Ketika ada kebocoran data, Anda bahkan bisa melacak sumber terjadinya peristiwa tersebut. Lagi-lagi karena semua tahapan bisnis terdokumentasi dengan baik, data tersimpan rapi, dan adanya kontrol sistem secara terpusat.

9. Proses pengambilan kebijakan lebih mudah 

Tanpa integrasi sistem informasi, perusahaan harus membuang banyak waktu dan energi dalam proses pengambilan keputusan. Anda terpaksa menganalisis semua data pada tiap subsistem dengan cara berbeda, termasuk melakukan langkah tambahan agar data tersebut bisa kompatibel dan bisa dibandingkan. Cara ini jelas menguras tenaga dan butuh waktu lama.

Sistem yang terintegrasi memberi Anda akses lebih cepat untuk memperoleh update data dan informasi terkait sehingga seluruh proses jauh lebih sederhana dan mudah dilakukan. Anda pun tidak perlu memakai external tools untuk menganalisis data. Semua insight, statistik, dan data yang ingin dianalisis tersedia dalam satu tool. Pendekatan menyeluruh ini membuat Anda mampu melihat pola perkembangan bisnis.

Bagian terbaiknya, saat Anda membutuhkan beberapa alternatif, sistem bisa menjalankan skenario berbeda. Cukup buat perhitungan pada beberapa indikator, seperti penjualan, biaya, dan laba. Semua informasi dapat diperoleh dengan mudah, cepat, dan akurat. Jadi, Anda bisa membuat mana keputusan terbaik yang paling tepat untuk semua pihak berdasarkan analisis data tersebut. 

10. Mempercepat pertumbuhan dan perkembangan perusahaan

Satu perubahan penting seperti integrasi sistem mampu membuat perusahaan Anda siap memperkuat diri di peta persaingan bisnis. Integrasi sistem membuat operasional perusahaan lebih mudah dan praktis, serta menghemat biaya. SDM yang ada pun makin terlatih dan tumbuh menjadi tim yang solid. 

Ketika urusan manajemen tertangani dengan baik, akan berdampak positif pula pada penjualan. Sistem yang terintegrasi mempermudah pelanggan untuk mencari dan memperoleh apa yang mereka butuhkan. Semua data penting terkait penjualan, seperti stok barang, deskripsi, harga, sampai promo, mudah diakses pelanggan. Transaksi pun terekam langsung oleh sistem sehingga proses jual beli berjalan mulus.

Data yang masuk bisa segera tim Anda tangani. Proses pembayaran, pengemasan, dan pengiriman bisa tercatat baik dan mudah dilacak. Anda bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat karena mudah mengakses informasi terkait. Bahkan, divisi layanan pelanggan segera merespons keluhan pelanggan begitu mereka mengantongi informasi nomor pesanan. 

Integrasi sistem menyatukan semua proses dalam sebuah sistem besar dari hulu ke hilir. Dengan penempatan data terpusat, tahapan bisnis bisa lebih sederhana. Peningkatan akses informasi dan kemampuan menganalisis data secara detail memberi manfaat pada bisnis. Biaya operasional ditekan, penjualan meningkat, keuntungan lebih besar. Pada akhirnya, terbuka kemungkinan bagi perusahaan untuk melakukan ekspansi bisnis.

Proses Integrasi Sistem Informasi

Setelah memahami manfaat integrasi sistem informasi, sekarang waktunya Anda mempelajari bagaimana prosesnya. Proses integrasi sistem akan mendorong produktivitas dan meningkatkan efektivitas alur kerja perusahaan Anda. Namun, proses pengembangannya membutuhkan waktu dan cukup rumit. Untuk itulah Anda perlu mengandalkan jasa IT consultant yang mampu berperan sebagai system integrator. 

Biasanya, software house menyediakan layanan integrasi sistem yang akan memastikan alur data berjalan mulus melewati semua komponen. Itulah sebabnya mereka membagi proses tersebut ke dalam 6 fase penting.

1. Mengumpulkan semua persyaratan

Tahapan integrasi sistem informasi pertama mengharuskan Anda bertemu dengan tim IT consultant untuk berbagi ide dan membedah apa saja persyaratan yang dibutuhkan. Rumuskan dengan tepat apa tujuan dan harapan dari pengembangan sistem yang hendak dikerjakan, termasuk apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

System integrator harus membuat software development yang benar-benar mudah dan nyaman digunakan oleh karyawan maupun pelanggan perusahaan Anda. Perlu ditekankan bahwa tidak ada integrasi sistem yang standar. Masing-masing perusahaan memakai subsistem berbeda guna mencapai tujuan berbeda pula. Jadi, software house harus benar-benar memahami kebutuhan Anda dengan baik.

2. Menganalisis secara menyeluruh

Anda telah menguraikan tujuan, harapan, dan spesifikasi yang dibutuhkan untuk pengembangan perangkat lunak sistem integrasi. Berikutnya, analis bisnis akan menganalisis secara menyeluruh apakah rencana tersebut memiliki kelayakan operasional.  

Kadang apa yang Anda inginkan tidak selalu mewakili apa yang Anda butuhkan. Simak pendapat dan saran konsultan IT Anda. Analis bisnis akan menerjemahkan kebutuhan Anda ke dalam rancangan yang lebih matang sekaligus menjembatani komunikasi efektif antara perusahaan Anda dan system integrator. Kolaborasi semua pihak akan menciptakan solusi terbaik untuk integrasi sistem informasi perusahaan Anda.

3. Menyusun rencana integrasi sistem

Sebelum system integrator melakukan proses penyatuan subsistem, mereka akan merancang fondasi yang kuat guna meminimalisir semua risiko. Pada tahapan ini, mereka menyusun rencana integrasi sistem mengenai langkah-langkah mengintegrasikan semua komponen agar bisa berfungsi baik. Blueprint integrasi akan dibuat agar Anda pun bisa membayangkan bagaimana visualisasi prosesnya.

Tahapan ini penting dilakukan karena sistem yang telah terintegrasi seharusnya mampu meningkatkan produktivitas dan alur kerja perusahaan Anda. Namun, jangan sampai abai pada konektivitas data yang mulus lintas semua komponen. Dengan rancangan integrasi sistem yang tepat, proses integrasi subsistem bisa dilakukan secara efisien.

4. Menyusun desain integrasi sistem 

Inilah fase terpanjang sekaligus paling menantang dari proses integrasi sistem informasi perusahaan. Jika rancangan sebelumnya masih berdasarkan desain logis, di tahapan ini akan dikembangkan bentuk fisiknya. Ketika semua langkah dalam rancangan diikuti dengan menaruh perhatian pada detail, seharusnya system integrator mampu mengintegrasikan sistem dengan mudah tanpa kehilangan data berharga.

Namun, perlu diingat bahwa menghubungkan beberapa sistem independen menjadi satu kesatuan dengan aliran data yang mulus akan butuh waktu. Hal ini pun bergantung pada jumlah dan ukuran tiap subsistem sehingga memerlukan ketelitian tinggi. Bersabar dan pantau terus prosesnya karena begitu integrasi berhasil, perusahaan Anda akan menikmati lebih banyak manfaat.

5. Penerapan 

Begitu sistem siap, proses verifikasi dan pengujian bisa dilakukan. Teknisi akan mendeteksi apakah ada bug. Setelah memperbaikinya, sistem akan melakukan uji operasional lagi agar berjalan mulus tanpa kesalahan. Jika lolos uji, integrasi sistem mulai difungsikan dan disosialisasikan kepada karyawan perusahaan Anda. Pada tahapan ini, Anda perlu beradaptasi dan membiasakan diri untuk menggunakannya.

Setelah beberapa waktu, Anda bisa mulai mengoptimalkan integrasi sistem ini untuk meningkatkan alur kerja perusahaan. Pastikan semua orang di perusahaan benar-benar mampu memahami cara kerja sistem baru ini. Jadi, wajar jika proses implementasi ini memakan waktu cukup lama.

6. Pemeliharaan

Mengapa bekerja sama dengan software house penyedia layanan integrasi sistem lebih menjanjikan? Jawabannya simpel, mereka memastikan sistem itu bekerja sempurna dengan menggabungkan semua subsistem yang telah ada. Bahkan, jika Anda menemui kesulitan atau butuh tambahan fitur, komponen tersebut dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan. Begitu pula jika perlu layanan website development.

Apabila ada bug atau masalah pada sistem, cukup kontak perusahaan yang membuat software development dan mereka akan mengurusnya. Jadi, Anda tidak perlu membeli produk baru. Jauh lebih efektif dan efisien jika Anda meningkatkan dan mengoptimalkan sistem yang sudah dikenal sebelumnya. Proses sosialisasi dan adaptasi pun jauh lebih mudah bukan?

Tidak yakin harus memulai dari mana untuk membangun integrasi sistem informasi bisnis Anda? Percayakan urusan tersebut pada SoftwareSeni sebagai IT consultant terbaik. Hubungi kami sekarang dan biarkan kami menyelesaikannya untuk Anda.