Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem informasi berbasis teknologi yang secara khusus dirancang untuk membantu tim HRD dalam mengelola berbagai aspek sumber daya manusia mulai dari penyimpanan data karyawan hingga pengaturan proses administrasi dan operasional HR. 

Dengan adanya software HRIS, pekerjaan HRD dapat berjalan lebih efektif dan efisien, sekaligus meminimalkan risiko kesalahan yang sering terjadi dalam pengolahan data manual. Pada pembahasan berikut, kita akan menelusuri beragam fungsi, fitur, serta contoh penerapan HRIS yang dapat memberikan dampak positif bagi kinerja perusahaan.

Apa Itu Aplikasi HRIS?

Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang khusus untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan. Melalui HRIS, tim HR dapat mengotomatisasi berbagai tugas administratif seperti rekrutmen, pencatatan data karyawan, penggajian (payroll), penilaian kinerja, hingga pengelolaan cuti dan absensi.

Sistem ini membantu perusahaan untuk menjaga data karyawan tetap terorganisir dan akurat, menghemat waktu, serta meminimalkan risiko kesalahan akibat proses manual. HRIS sendiri merupakan salah satu modul yang terdapat dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Dalam konteks pemanfaatan teknologi untuk efisiensi bisnis, Bill Gates pernah mengatakan:

“The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

Pernyataan ini menegaskan bahwa penerapan teknologi, termasuk HRIS, akan sangat efektif jika proses dasar (operational flow) di dalam perusahaan sudah tertata dengan baik. Apabila pondasinya belum kuat, otomatisasi justru dapat memperbesar kekurangan yang ada.

Namun, ketika perusahaan telah memiliki alur kerja yang jelas dan terstruktur, penggunaan HRIS dapat memberikan dampak signifikan dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Sistem HRIS?

Keamanan Data SDM Lebih Terjamin

Data SDM merupakan salah satu data privasi yang perlu dijaga keamanannya. Tidak hanya bagi SDM itu sendiri, namun juga bagi perusahaan dimana SDM tersebut bekerja. Kebocoran data SDM tidak hanya merugikan bagi SDM itu sendiri, tapi juga dapat menurunkan reputasi perusahaan dimata publik.

Sistem HRIS  memungkinkan departemen HRD untuk melakukan kontrol terhadap siapa saja yang dapat mengakses informasi SDM dalam sistem, sehingga resiko kebocoran dan pencurian data SDM dapat diminimalisir.

Gaji SDM dapat Terdistribusi Lebih Mudah

Sistem HRIS dapat membuat departemen HRD lebih mudah dalam melakukan distribusi penggajian SDM. Selain itu Sistem HRIS dapat meminimalisir human error terkait perhitungan gaji SDM. 

Bukti gaji SDM pun dapat diproses lebih cepat, dan tersimpan dalam sistem, sehingga manajemen dan SDM melakukan rekap bukti gaji tersebut sewaktu - waktu. Tidak hanya itu, Sistem HRIS juga dapat melakukan perhitungan tunjangan karyawan, uang lembur dan komponen gaji yang lainnya. 

Memonitor Performa Kinerja Karyawan

Dengan Sistem HRIS, manajemen perusahaan dapat memantau performa dari kinerja karyawan yang nantinya bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan tersebut. Selain itu Sistem HRIS juga dapat digunakan untuk menetapkan KPI dari setiap karyawan sehingga dapat mengukur tingkat pencapaian karyawan tersebut.

Menghemat biaya operasional HRD

Penggunaan Sistem HRIS juga membantu meringankan biaya operasional HRD. Mengapa demikian? Dengan Sistem HRIS, departemen HRD dapat meminimalisir penggunaan kertas yang berkaitan dengan data - data karyawan. 

Selain itu, Sistem HRIS juga dapat mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

Proses Rekrutmen Menjadi Lebih Efisien

Dengan Sistem HRIS, proses rekrutmen menjadi lebih efektif dan efisien. Proses wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat diakomodir dengan baik melalui sistem. Departemen HRD juga dapat dengan mudah membuat tahapan - tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

Sistem HRIS juga akan mengoptimalkan dalam pengambilan keputusan, khususnya mengenai performa kinerja karyawan. Dengan Sistem HRIS manajemen dapat dengan mudah melihat performa kinerja karyawan, apakah sudah sesuai ekspektasi atau belum. 

Sistem HRIS juga dapat membantu departemen HRD dalam menentukan training yang cocok untuk meningkatkan kemampuan karyawan. 

Dengan data yang telah tersentralisasi, Sistem HRIS akan membuat kinerja HRD menjadi lebih efisien dan efektif.

Manfaat Utama Aplikasi HRIS

Di era digital saat ini, perusahaan dituntut untuk meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam mengelola sumber daya manusia (SDM). Hal ini mendorong tim HRD untuk beralih dari metode konvensional ke solusi teknologi yang lebih andal dan mudah diakses. 

Salah satu solusi yang banyak diterapkan adalah Aplikasi HRIS (Human Resource Information System), yang tidak hanya menyederhanakan proses administratif, tetapi juga membantu pengambilan keputusan berbasis data. Sebelum masuk ke pembahasan tentang manfaat utamanya, mari kita pahami lebih dulu peran penting Aplikasi HRIS dalam mendukung kinerja dan pertumbuhan perusahaan.

Efisiensi Waktu dan Biaya

• Otomatisasi Proses Manual: Aplikasi HRIS menggantikan proses administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti penghitungan gaji (payroll), pendataan absensi, hingga pengajuan cuti. Otomatisasi ini menghemat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas rutin, sehingga tim HR dapat fokus pada hal‐hal yang lebih strategis.
• Pengurangan Human Error: Dengan minimnya proses manual, risiko kesalahan input data atau perhitungan gaji menjadi jauh lebih rendah. Kesalahan yang terjadi dapat berdampak signifikan pada biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk memperbaikinya, sehingga otomatisasi berperan penting dalam menekan potensi kerugian.

Peningkatan Akurasi dan Keamanan Data

• Data Terpusat dan Terstruktur: HRIS menyimpan seluruh informasi karyawan—mulai dari data pribadi, riwayat kerja, penilaian kinerja, hingga catatan pelatihan—dalam satu sistem terintegrasi. Hal ini memudahkan tim HR dalam mencari dan memverifikasi data kapanpun dibutuhkan.
• Keamanan Tinggi: Sistem HRIS modern biasanya dilengkapi enkripsi, autentikasi ganda, dan fitur keamanan lainnya. Ini melindungi data sensitif karyawan dari potensi kebocoran atau akses tidak sah, yang dapat berisiko pada pelanggaran privasi atau regulasi.

Analisis dan Pelaporan yang Komprehensif

• Pelacakan Kinerja & Produktivitas: Dengan HRIS, manajemen dapat memantau metrik kinerja karyawan secara real‐time, seperti kehadiran, target penjualan, atau capaian proyek. Informasi ini membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat, misalnya terkait promosi atau pelatihan.
• Pelaporan Otomatis: HRIS sering memiliki fitur untuk membuat laporan secara instan, baik untuk kebutuhan internal (laporan bulanan) maupun eksternal (kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan). Hal ini menghemat waktu dan memastikan data selalu up‐to‐date.

Mempermudah Kepatuhan Terhadap Regulasi

• Dokumentasi & Rekam Jejak: Peraturan ketenagakerjaan sering mengharuskan perusahaan menyimpan catatan tertentu (misalnya kontrak, perjanjian kerja, atau bukti pembayaran pajak). HRIS mempermudah penyimpanan, pengelompokan, dan pencarian dokumen sehingga meminimalkan risiko sanksi akibat dokumen yang tidak lengkap.
• Pembaruan Otomatis: Banyak penyedia HRIS yang secara berkala memperbarui sistemnya sesuai dengan perubahan peraturan atau regulasi baru. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih cepat menyesuaikan diri dengan kebijakan terkini tanpa perlu mengubah sistem secara manual.

Memperkuat Pengalaman Karyawan (Employee Experience)

• Self‐Service Portal: Karyawan dapat mengakses dan memperbarui informasi pribadi mereka sendiri, mengajukan cuti, atau melihat jadwal dan slip gaji langsung melalui portal HRIS. Fitur ini meningkatkan transparansi sekaligus mengurangi beban kerja tim HR.
• Keterlibatan dan Komunikasi yang Lebih Baik: Beberapa HRIS dilengkapi modul untuk survei karyawan, portal komunikasi internal, atau modul pembelajaran online (LMS). Hal ini membantu perusahaan membangun budaya kerja yang lebih kolaboratif dan mendukung pengembangan kompetensi karyawan.

‍

Fitur‐Fitur Penting dalam Aplikasi HRIS

Setelah membahas manfaat yang ditawarkan Aplikasi HRIS, penting bagi kita untuk mengetahui fitur‐fitur utama yang sebaiknya ada di dalamnya. 

Dengan memanfaatkan fitur‐fitur ini, tim HR dapat lebih mudah mengelola data karyawan, mempercepat proses administrasi, dan mengambil keputusan strategis berdasarkan informasi yang akurat. Lantas, apa saja fitur‐fitur penting tersebut? Berikut penjelasannya:

1. Manajemen Data Karyawan

• Penyimpanan Terpusat: Semua informasi karyawan—mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan—disimpan dalam satu sistem, memudahkan pencarian dan pengelolaan.
• Pemutakhiran Otomatis: Setiap perubahan data karyawan langsung diperbarui secara real‐time, sehingga meminimalkan risiko ketidakakuratan.

2. Pengelolaan Absensi dan Payroll

• Absensi Digital: Karyawan dapat melakukan check‐in/check‐out secara daring, sementara sistem secara otomatis mencatat jam kerja dan lembur.
• Penggajian Terintegrasi: Menghitung gaji, pajak, dan tunjangan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan perhitungan dan menghemat waktu proses administrasi.

3. Rekrutmen & Onboarding

• Tracking Pelamar (Applicant Tracking System): Memudahkan HR dalam menyeleksi pelamar, menjadwalkan wawancara, dan menyimpan data kandidat.
• Onboarding yang Terstruktur: Membantu proses orientasi karyawan baru agar lebih efisien dan terukur, sehingga mereka dapat beradaptasi dengan cepat.

4. Performance Management

• Penilaian Kinerja Terukur: Menetapkan KPI (Key Performance Indicators) dan OKR (Objectives and Key Results) yang dapat dipantau secara berkala.
• Feedback & Review Berkala: Memfasilitasi proses evaluasi kinerja karyawan secara transparan, termasuk fitur peer review atau 360 review.

5. Pelaporan & Analitik

• Laporan Real‐Time: Memberikan data terkini tentang absensi, turnover, hingga biaya SDM untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat.
• Analisis Prediktif: Beberapa sistem HRIS memiliki kemampuan memprediksi tren, seperti potensi karyawan mengundurkan diri atau kebutuhan pelatihan tambahan.

6. Employee Self‐Service

• Akses Mandiri: Karyawan dapat melihat data pribadi, mengajukan cuti, atau memperbarui informasi kontak tanpa harus menunggu tim HR.
• Mengurangi Beban Administratif: Dengan adanya portal mandiri, tim HR bisa fokus pada tugas strategis alih‐alih menangani pertanyaan berulang.

Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat

Setelah memahami berbagai fitur dan manfaat Aplikasi HRIS, langkah selanjutnya adalah menentukan pilihan yang tepat untuk kebutuhan perusahaan. Karena setiap perusahaan memiliki struktur, proses, dan skala yang berbeda, pemilihan HRIS tidak bisa disamakan untuk semua. 

Lantas, bagaimana cara memilih Aplikasi HRIS yang benar‐benar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda

• Identifikasi Proses yang Ingin Diotomatisasi: Apakah Anda fokus pada penggajian, rekrutmen, penilaian kinerja, atau keseluruhan proses HR?
• Skalabilitas Jangka Panjang: Pastikan sistem dapat menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, baik dari segi jumlah karyawan maupun fitur yang diperlukan.

2. Pertimbangkan Fitur Utama yang Dibutuhkan

• Integrasi dengan Sistem Lain: Periksa apakah HRIS dapat terhubung dengan software akuntansi, project management, atau aplikasi lain yang sudah digunakan.
• Opsi Kustomisasi: Apakah sistem mengizinkan penyesuaian formulir, laporan, atau alur kerja sesuai kebutuhan perusahaan?

3. Perhatikan Keamanan Data

• Standar Keamanan & Enkripsi: Pastikan penyedia HRIS memiliki sertifikasi keamanan (misalnya ISO 27001) dan menggunakan enkripsi data.
• Kebijakan Privasi: Tinjau bagaimana vendor menangani data karyawan Anda dan apakah mereka mematuhi regulasi yang berlaku (misalnya GDPR, jika relevan).

4. Dukungan dan Pelatihan

• Layanan Pelanggan: Periksa apakah vendor menyediakan dukungan 24/7 atau dalam jam kerja tertentu, serta kanal apa saja yang bisa digunakan (telepon, email, live chat).
• Training & Onboarding: Semakin mudah proses pelatihan tim HR dan karyawan, semakin cepat sistem bisa diimplementasikan secara optimal.

5. Model Pembayaran & Total Biaya

• Biaya Langganan vs. Lisensi Sekali Beli: Beberapa penyedia menawarkan model berlangganan (SaaS), sementara yang lain memungkinkan pembelian lisensi penuh.
• Perhatikan Biaya Tambahan: Periksa apakah ada biaya tersembunyi seperti biaya setup, upgrade, atau dukungan teknis di luar jam tertentu.

6. Ulasan & Rekomendasi Pengguna Lain

• Testimoni dan Studi Kasus: Cari ulasan di internet atau mintalah vendor untuk memberikan referensi klien yang dapat Anda hubungi langsung.
• Demo & Free Trial: Manfaatkan uji coba gratis untuk melihat sejauh mana aplikasi HRIS memenuhi ekspektasi dan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

‍

Kesimpulan

Aplikasi HRIS memberikan berbagai manfaat signifikan dalam manajemen SDM, mulai dari efisiensi waktu dan biaya hingga kemudahan pengambilan keputusan berbasis data. Dengan fitur‐fitur seperti manajemen data karyawan, pengelolaan absensi dan payroll, rekrutmen, hingga analitik kinerja, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas tim HR sekaligus memperkuat kinerja bisnis secara keseluruhan.

Ingin mengoptimalkan proses HR di perusahaan Anda? SoftwareSeni siap membantu Anda merancang dan mengimplementasikan solusi HRIS yang tepat dan sesuai kebutuhan. Jangan ragu untuk menghubungi tim kami melalui Website SoftwareSeni atau saluran komunikasi lainnya untuk mulai membangun sistem HRIS yang efektif dan efisien.

‍