Human Resource Department atau Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu departemen paling krusial dalam sebuah perusahan, entah apapun model bisnis dari perusahaan tersebut. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan sulit untuk berkembang, dan SDM pun tidak akan bisa bekerja secara efektif dan efisien untuk membantu berkembangnya perusahaan.

Mengelola SDM bukanlah perkara mudah. Bukan hanya tentang absensi atau gaji, pengelola SDM juga dituntut agar staf atau karyawan dapat berkembang dan menjadi lebih produktif agar goal dari perusahaan lebih cepat tercapai. Selain itu ada hal -  hal lain yang juga perlu dikelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif.

Pengelolaan SDM yang dilakukan secara manual atau masih menggunakan sistem yang tradisional, secara tidak langsung dapat menghambat perkembangan perusahaan karena tidak cukup efektif dan efisien, terutama untuk persaingan bisnis di era teknologi 4.0. Karena itu sistem atau aplikasi HRIS mutlak diperlukan untuk melakukan efisiensi kinerja dari HRD.

Apa itu Sistem HRIS?

HRIS atau Human Resource Information System adalah sebuah software yang dapat membantu perusahaan mengatur semua aktivitas SDM dengan satu aplikasi yang terpadu.

HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola berbagai kegiatan dan atau kebutuhan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang terintegrasi dan tersentralisasi, seperti penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, serta evaluasi kinerja SDM.

Dengan sistem ini, departemen HRD dapat melacak berbagai informasi tentang SDM seperti data pribadi, role pekerjaan, informasi gaji serta informasi terkait SDM lainnya. Departemen HRD juga dapat menyesuaikan siapa yang bisa mengakses sistem ini serta informasi apa saja yang dapat dilihat.

HRIS sendiri merupakan salah satu modul yang terdapat dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Sistem HRIS?

Keamanan Data SDM Lebih Terjamin

Data SDM merupakan salah satu data privasi yang perlu dijaga keamanannya. Tidak hanya bagi SDM itu sendiri, namun juga bagi perusahaan dimana SDM tersebut bekerja. Kebocoran data SDM tidak hanya merugikan bagi SDM itu sendiri, tapi juga dapat menurunkan reputasi perusahaan dimata publik.

Sistem HRIS  memungkinkan departemen HRD untuk melakukan kontrol terhadap siapa saja yang dapat mengakses informasi SDM dalam sistem, sehingga resiko kebocoran dan pencurian data SDM dapat diminimalisir.

Gaji SDM dapat Terdistribusi Lebih Mudah

Sistem HRIS dapat membuat departemen HRD lebih mudah dalam melakukan distribusi penggajian SDM. Selain itu Sistem HRIS dapat meminimalisir human error terkait perhitungan gaji SDM. 

Bukti gaji SDM pun dapat diproses lebih cepat, dan tersimpan dalam sistem, sehingga manajemen dan SDM melakukan rekap bukti gaji tersebut sewaktu - waktu. Tidak hanya itu, Sistem HRIS juga dapat melakukan perhitungan tunjangan karyawan, uang lembur dan komponen gaji yang lainnya. 

Memonitor Performa Kinerja Karyawan

Dengan Sistem HRIS, manajemen perusahaan dapat memantau performa dari kinerja karyawan yang nantinya bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan tersebut. Selain itu Sistem HRIS juga dapat digunakan untuk menetapkan KPI dari setiap karyawan sehingga dapat mengukur tingkat pencapaian karyawan tersebut.

Menghemat biaya operasional HRD

Penggunaan Sistem HRIS juga membantu meringankan biaya operasional HRD. Mengapa demikian? Dengan Sistem HRIS, departemen HRD dapat meminimalisir penggunaan kertas yang berkaitan dengan data - data karyawan. 

Selain itu, Sistem HRIS juga dapat mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

Proses Rekrutmen Menjadi Lebih Efisien

Dengan Sistem HRIS, proses rekrutmen menjadi lebih efektif dan efisien. Proses wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat diakomodir dengan baik melalui sistem. Departemen HRD juga dapat dengan mudah membuat tahapan - tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

Sistem HRIS juga akan mengoptimalkan dalam pengambilan keputusan, khususnya mengenai performa kinerja karyawan. Dengan Sistem HRIS manajemen dapat dengan mudah melihat performa kinerja karyawan, apakah sudah sesuai ekspektasi atau belum. 

Sistem HRIS juga dapat membantu departemen HRD dalam menentukan training yang cocok untuk meningkatkan kemampuan karyawan. 

Dengan data yang telah tersentralisasi, Sistem HRIS akan membuat kinerja HRD menjadi lebih efisien dan efektif.

Tips Membuat Sistem HRIS untuk Perusahaan

Banyaknya keuntungan yang didapatkan suatu perusahaan ketika menerapkan sistem HRIS, membuat Sistem HRIS menjadi sistem yang penting untuk dimiliki oleh suatu perusahaan. Namun ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum Anda membuat Sistem HRIS untuk perusahaan Anda.

Memiliki Fitur yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan

Ketika Anda memutuskan untuk membangun sistem HRIS untuk perusahaan Anda, pastikan Sistem HRIS yang Anda bangun memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, sehingga Sistem HRIS dapat berjalan optimal untuk membantu tim HRD dalam mengelola SDM perusahaan.

Adapun fitur umum yang biasanya dimiliki oleh Sistem HRIS adalah:

• Manajemen Penggajian
• Manajemen Rekrutmen
• Manajemen Absensi
• Manajemen Keuangan
• Manajemen Pajak
• Manajemen & Reporting Performa dari Kinerja Karyawan

Mudah Dikembangkan di Kemudian Hari

Sistem yang bagus selain memiliki fitur yang tepat guna atau sesuai dengan kebutuhan, juga mudah dikembangkan di kemudian hari. 

Mengapa demikian? Seperti yang kita tahu, kebutuhan perusahaan akan diselaraskan dengan goal perusahaan tersebut. Oleh karena itu penting memiliki sistem yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan untuk menunjang kinerja agar goal perusahaan cepat tercapai.

Berkolaborasi dengan Software House yang Berkompeten

Membangun sebuah sistem bukanlah perkara mudah, dibutuhkan analisis yang baik agar sistem yang dibangun dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berkolaborasi dengan software house merupakan pilihan terbaik bagi Anda dalam membangun sebuah sistem, khususnya bagi Anda yang belum memiliki departemen IT sendiri.

Softwareseni adalah salah satu software house terbaik di Indonesia yang telah banyak membantu perusahaan - perusahaan besar nasional dalam memenuhi kebutuhan digital dari perusahaan tersebut.

Lalu, Mengapa Harus SoftwareSeni?

Berstandar Internasional

Selain di Indonesia, SoftwareSeni juga memiliki Office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, SoftwareSeni telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.

Tim yang Solid, Besar dan Profesional

Terhitung per 2021, SoftwareSeni memiliki lebih dari 180 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, SoftwareSeni siap untuk memenuhinya.

Service yang Beragam

SoftwareSeni memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga Wordpress & Plugin Development merupakan servis - servis pilihan yang tersedia di SoftwareSeni Indonesia.

Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan

SoftwareSeni memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.

Seat Outsourcing (Staf yang berdedikasi khusus untuk project anda), Ad Hoc (Tim yang siap sedia untuk request satuan anda), dan Project-based (Tim professional untuk menyelesaikan target project anda) merupakan model kerjasama yang tersedia di SoftwareSeni.

Telah Dipercaya oleh Perusahaan - perusahaan Besar Indonesia

Integritas SoftwareSeni dan profesionalitas tim yang ada di dalamnya, membuat SoftwareSeni banyak dipercaya oleh perusahaan - perusahaan besar di Indonesia, sebut saja Traveloka, Angkasa Pura, Astra Internasional, Canny Class, Museum Kepresidenan Yogyakarta dan masih banyak perusahaan besar lainnya yang mempercayakan kebutuhan digitalisasi perusahaan mereka pada SoftwareSeni

Jadi, apakah Anda tertarik untuk mengembangkan Sistem HRIS bersama Softwareseni?