Tahukah Anda? Menurut sebuah studi oleh Deloitte, lebih dari 71% pemimpin bisnis global percaya bahwa pengambilan keputusan berbasis data adalah kunci untuk meningkatkan performa perusahaan. Namun, hanya 29% dari mereka yang benar-benar merasa percaya diri dengan kualitas data yang mereka miliki.

Hal ini menunjukkan bahwa memiliki sistem pengelolaan data, seperti Human Resource Information System (HRIS), tidak cukup jika data tersebut tidak dioptimalkan untuk keputusan strategis. Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin sudah memiliki HRIS di perusahaan Anda, tetapi apakah sistem tersebut benar-benar memberikan manfaat maksimal untuk bisnis Anda?

Artikel ini akan memandu Anda memahami pentingnya data HRIS, bagaimana cara mengoptimalkannya, serta manfaat yang dapat Anda rasakan, lengkap dengan langkah-langkah dan contoh nyata.

Apa Itu HRIS dan Mengapa Data Ini Begitu Penting?

HRIS: Definisi dan Fungsi Utama

HRIS, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, adalah sebuah platform digital yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan secara lebih efisien. Fungsinya meliputi manajemen data personal karyawan, penggajian, pelatihan, hingga analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan.

Misalnya, HRIS memungkinkan Anda melacak tingkat absensi karyawan di seluruh departemen hanya dalam hitungan detik—sesuatu yang mungkin membutuhkan waktu berjam-jam jika dilakukan secara manual.

Mengapa Data HRIS Menjadi Aset Penting?

HRIS tidak hanya menyimpan data; ia juga menganalisisnya untuk memberikan wawasan yang dapat digunakan untuk keputusan strategis. Sebagai contoh:

• Dengan data performa individu dari HRIS, Anda dapat mengidentifikasi karyawan berpotensi tinggi untuk dipromosikan.
• Sistem ini juga dapat digunakan untuk meramalkan tingkat turnover, sehingga Anda dapat menyusun strategi retensi yang lebih efektif.

Menurut laporan PwC Saratoga, perusahaan yang menggunakan analitik SDM berbasis HRIS mampu meningkatkan efisiensi operasional hingga 25% lebih cepat dibanding perusahaan yang tidak menggunakannya. (PWC).

Langkah-Langkah Mengoptimalkan Data HRIS

1. Pastikan Kualitas Data yang Akurat dan Terpercaya

Data yang tidak akurat atau usang dapat menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memastikan kualitas data HRIS Anda:

• Lakukan audit data secara berkala: Identifikasi data yang tidak relevan atau ketinggalan zaman, lalu perbarui informasi tersebut.
• Terapkan standar input data: Pastikan tim HR Anda memahami format dan metode pengisian data yang benar.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan retail besar di Asia Tenggara berhasil meningkatkan efisiensi rekrutmen hingga 20% setelah membersihkan dan memperbaiki data kandidat dalam sistem HRIS mereka. (Spinger).

2. Gunakan Analitik Prediktif untuk Mendukung Strategi SDM

Analitik prediktif adalah fitur canggih dalam HRIS yang memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan proyeksi data masa depan. Beberapa manfaatnya:

• Mengurangi turnover karyawan: Dengan analitik prediktif, Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang berisiko tinggi meninggalkan perusahaan dan mengambil langkah preventif.
• Merencanakan pelatihan karyawan: Data prediktif membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan tren performa.

Sebagai contoh, perusahaan teknologi di AS berhasil menurunkan tingkat turnover hingga 15% setelah menerapkan model prediksi berbasis HRIS. (AIRHR).

3. Integrasikan Data HRIS dengan Sistem Lain

HRIS yang terintegrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau CRM (Customer Relationship Management) memungkinkan Anda menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

• Misalnya, data dari CRM tentang volume penjualan dapat digunakan untuk merencanakan jumlah tenaga kerja yang diperlukan di masa depan.

Manfaat Optimalisasi Data HRIS untuk Pemilik Bisnis

1. Meningkatkan Perencanaan Tenaga Kerja

Dengan data HRIS yang terorganisir, Anda dapat memetakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan tren bisnis. Misalnya:

• Jika data HRIS menunjukkan peningkatan permintaan overtime, ini bisa menjadi tanda bahwa Anda perlu merekrut lebih banyak karyawan.

2. Meningkatkan Keterlibatan dan Retensi Karyawan

Menurut laporan Gallup, perusahaan dengan tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi memiliki 41% lebih sedikit absensi dan 17% lebih tinggi dalam produktivitas. Gunakan data HRIS untuk melacak metrik keterlibatan, seperti tingkat partisipasi dalam survei atau program pelatihan.

3. Membuat Proses Rekrutmen Lebih Efisien

Data HRIS dapat membantu Anda mengidentifikasi kanal rekrutmen yang paling efektif. Sebagai contoh, sebuah perusahaan di Australia menggunakan HRIS untuk menganalisis ROI dari setiap saluran perekrutan mereka, dan hasilnya mereka berhasil menghemat hingga 30% biaya rekrutmen.

Tantangan dalam Pengelolaan Data HRIS dan Cara Mengatasinya

1. Keamanan dan Privasi Data Karyawan

HRIS menyimpan data sensitif, sehingga sangat penting untuk melindungi informasi ini dengan langkah-langkah seperti:

• Implementasi enkripsi data.
• Pembatasan akses hanya untuk pihak yang berwenang.

2. Kurangnya Pemahaman Tim tentang HRIS

Banyak karyawan merasa kesulitan mengadopsi teknologi HRIS. Solusi:

• Berikan pelatihan intensif kepada tim SDM Anda.
• Pastikan sistem HRIS yang Anda pilih memiliki antarmuka pengguna yang intuitif.

Kesimpulan

Mengoptimalkan data HRIS adalah langkah strategis yang tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi, tetapi juga menciptakan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang. Dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat mengubah HRIS dari sekadar alat administratif menjadi sumber daya strategis yang berharga.

‍