Pendidikan Indonesia kini telah ditunjang oleh terobosan terbaru, yakni digitalisasi sekolah. Program yang diluncurkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) ini ditujukan untuk pengembangan pendidikan, khususnya di daerah 3T (Terdepan, Terluar, dan Tertinggal). Menurut Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, sistem digitalisasi sekolah dapat memudahkan proses belajar mengajar karena bisa diakses dalam satu jaringan.

Salah satu fitur digitalisasi sekolah yang telah dirilis ialah aplikasi raport digital. Bagaimana pengertian, macam-macam, manfaat, dan cara menggunakan aplikasi tersebut? Mari simak penjelasan berikut!

Apa Itu Aplikasi Rapor Digital?

Aplikasi rapor digital ialah produk digital yang digunakan untuk mencatat nilai peserta didik dalam periode tertentu. Produk ini baru mulai disosialisasikan oleh pihak pemerintah beberapa tahun belakangan. Kemudian, pihak swasta juga mulai membuat dan mengembangkan produk yang sama untuk mendukung kemajuan digitalisasi sekolah. Rapor online tidak hanya diterapkan ke seluruh sekolah negeri, tetapi juga ke semua sekolah swasta di Indonesia.

Pembuatan aplikasi multifungsi ini dipelopori Dinas Pendidikan Kota Surabaya di tahun 2014. Kementerian Aparatur Negara pun memasukkan ide pembuatan rapor online dalam daftar nominasi 15 inovasi pelayanan publik terbaik. Istimewanya, setelah menghadapi persaingan yang ketat, aplikasi ini mampu mengungguli lebih dari 500 inovasi yang ada di seluruh wilayah di Indonesia.

Rapor online juga menjadi alat penunjang kelancaran Kurikulum 2013 di semua jenjang pendidikan. Inovasi ini menyajikan penilaian murid dalam bentuk autentik dan memetakan semua permasalahan yang terjadi di lapangan. Kemudian, peningkatan yang dirasakan dengan penggunaan rapor online bisa ditilik dari segi proses pemberian nilai, proses pembelajaran, maupun proses pelaporan nilai.

Mengapa Harus Menggunakan Aplikasi Raport Digital?

1. Memberikan informasi perkembangan pendidikan anak kepada orang tua

Rapor online bermanfaat untuk orang tua karena informasi perkembangan akademik maupun non akademik anak diberitahukan secara jelas. Jadi, orang tua dapat mengakses hasil belajar anak secara menyeluruh. Hasil tersebut bisa menjadi acuan untuk para orang tua untuk menerapkan bimbingan tertentu di rumah.

Aplikasi ini diciptakan dengan sistem transparansi untuk semua pihak. Itu artinya, rapor online dapat diawasi oleh sekolah, orang tua, maupun pemerintah. Konsep ini berguna agar setiap pihak bisa mengawasi bersama. Belum lagi, ketika akhir semester belum tiba, orang tua sudah diberikan akses pemeriksaan nilai rapor anak. Hal ini bukan berarti terjadi kebocoran nilai pada rapor online, tetapi memang karena konsepnya transparan.

2. Mempermudah guru dalam membuat laporan

Akhir semester umumnya menjadi waktu bagi para guru untuk mengerjakan tugas pengolahan nilai. Guru tidak perlu lagi berkutat lama-lama dengan tugas yang menumpuk berkat adanya rapor online. Aplikasi ini bisa memudahkan guru dalam membuat laporan hasil belajar murid. Selain itu, rapor online memiliki fitur batas waktu untuk menginput nilai. Jadi, tidak perlu cemas akan adanya rekayasa dalam penilaian.

Adapun keunggulan yang ditawarkan sistem rapor online yang terkini. Setiap kali sekolah atau kelas mengadakan ulangan berbasis komputer, nilai-nilai semua murid akan langsung terinput ke aplikasi rapor online. Guru tidak perlu lagi memasukkan nilai setiap peserta didik satu per satu, apalagi jika mengadakan ulangan harian untuk berbagai kelas.

3. Menghindari pemalsuan

Sebagian orang bertanya-tanya apakah rapor online rawan akan rekayasa atau tidak. Hal ini sebenarnya tidak perlu terlalu dikhawatirkan. Setiap guru mata pelajaran harus menginput nilai secara bertahap dalam periode tertentu. Lebih tepatnya, setelah nilai dalam satu semester terisi dan terkunci, penilaian pada semester selanjutnya baru bisa dilakukan.

Begitu pula dengan perubahan nilai karena remedial yang wajib melalui prosedur perizinan. Data nilai sebelum maupun sesudah diganti harus disertakan oleh pihak sekolah sebagai bukti agar perubahan nilai dalam aplikasi dapat diterapkan.

Selain itu, semua data nilai peserta didik akan disimpan di server pusat dinas. Jadi, risiko seperti pemalsuan ijazah dapat diminimalkan. Cara pemeriksaannya juga sangat simpel. Cukup masukkan NISN (Nomor Induk Siswa Nasional) maka akan ditampilkan riwayat pendidikan seseorang mulai dari jenjang dasar hingga tingkat atas.

4. Mengurangi penggunaan kertas

Kertas terbuat dari kayu sehingga tidak ramah lingkungan jika terus-terusan dipakai. Terlebih, bumi di masa modern sudah bertahun-tahun mengalami pemanasan global. Meskipun manusia tidak dapat menghentikan pemanasan global, tidak ada salahnya mengurangi risiko dengan gerakan-gerakan kecil. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi.

Rapor online memungkinkan peserta didik dan tenaga pengajar untuk mengakses rapor tanpa memerlukan kertas. Guru tinggal menginput nilai setiap murid ke dalam aplikasi. Lalu, siswa dan orang tua dapat mengeceknya melalui ponsel pintar, tablet, maupun perangkat desktop. Namun, tentunya administrator dari aplikasi harus melakukan pengaturan awal terlebih dahulu supaya para guru dapat memasukkan nilai. Itu karena rapor digital tidak sepenuhnya bisa diakses secara daring dan hanya aktif di masing-masing sekolah.

Macam-Macam Aplikasi Raport Digital

Inilah beberapa macam aplikasi rapor digital yang sudah dirilis di Indonesia:

1. ARD Kemenag

Kemenag menciptakan ARD demi memajukan pendidikan agama di Indonesia. Aplikasi ini dapat diakses atau diunduh di situs web khusus ARD milik Kemenag. Bagi sekolah yang tak mempunyai sarana untuk masuk secara daring, harus mengunduh aplikasinya terlebih dahulu. Akses offline perlu dijalankan di server masing-masing sekolah yang terkoneksi dengan server pusat Kemenag. Sebaliknya, sekolah yang memiliki akses online bisa langsung mampir ke situs web yang telah disebutkan.

Sebelum mengakses ARD, Anda perlu mendaftar dan mencetak bukti registrasi. Kemudian, tunggulah surel validasi berisi nama pengguna, kata sandi, dan tautan pengunduhan. Masuklah ke akun menggunakan data tersebut. Setelahnya, Anda sudah bisa melihat status registrasi dan melakukan sinkronisasi rapor ke server pusat. Beberapa varian produk yang dimiliki ARD Kemenag termasuk jenjang RA, MI, MTs, dan MA.

2. RAPOR Online

Aplikasi ini bisa dibilang merupakan pelopor rapor daring di Indonesia. RAPOR Online dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan Kota Surabaya pada tahun 2014 untuk menunjang kelancaran Kurikulum 2013 (K-13). Implementasi aplikasi ini terbilang cukup baik di Kota Pahlawan. Pasalnya, semua sekolah negeri di Surabaya ikut serta menjadi prototipe sehingga penerapan K-13 lebih maksimal.

RAPOR Online dapat diakses oleh guru, kepala sekolah, maupun wali murid. Caranya adalah dengan masuk ke situs menggunakan data-data seperti jenjang, semester, nama pengguna, dan kata sandi. Jika belum memiliki nama pengguna, kepala sekolah dapat memintanya ke admin Dinas Pendidikan. Sementara itu, untuk para guru, mereka bisa meminta dibuatkan oleh kepala sekolah.

Berbeda dengan guru dan kepala sekolah, wali murid harus masuk ke situs web rapor daring menggunakan nama pengguna berupa NIK sesuai sekolah. Jika terjadi kendala saat hendak masuk ke situs web, wali murid bisa menghubungi pihak administrator untuk mendapatkan solusi.

3. e-RAPOR

Berikutnya, ada aplikasi e-RAPOR yang dikembangkan dan dirilis oleh Kemendikbud. Dalam versi terbarunya, rapor digital ini telah mengakomodasi Kebijakan Merdeka Belajar sekaligus situasi pandemi virus korona. Selain memfasilitasi pembelajaran, e-RAPOR juga menyediakan kemudahan dalam penilaian berdasarkan Kompetensi Dasar (KD) dan Kompetensi Inti (KI) pada K-13 secara utuh.

Cara Menginstal Aplikasi Raport Digital

Pertama-tama, bukalah tautan unduh dari situs web penyedia rapor daring melalui peramban, misalnya, Google Chrome atau Mozilla Firefox. Unduh berkas rapor daring sesuai jenjang pendidikan yang dibutuhkan. Setelah proses pengunduhan selesai, lanjutkan dengan membuka berkas di lokasi penyimpanan.

Isi semua data yang diperlukan, di antaranya seperti Username, Serial Number, dan Organization. Pastikan semuanya sudah ditulis dengan benar. Kemudian, klik tombol Next untuk memulai ekstraksi berkas. Tunggulah sampai proses selesai. Selanjutnya, akan muncul pesan Wizard yang menyatakan selesainya instalasi. Anda tinggal tekan tombol Finish dan aplikasi sudah siap dipakai.

Apa Saja yang Bisa Dilakukan dengan Aplikasi Raport Digital?

Meskipun rapor daring memiliki banyak jenis, ada beberapa poin esensial yang dapat ditemukan dalam setiap aplikasi tersebut. Yuk, perhatikan hal-hal yang bisa dilakukan berikut ini!

Panduan Pemakaian Rapor Online untuk Operator

1. Lengkapi data sekolah

Pertama, lengkapilah data sekolah terlebih dahulu. Langkah ini dilakukan untuk mempermudah identifikasi sekolah oleh server. Isilah setiap kolom yang tersedia dalam formulir, mulai dari NSM, jenjang, nama sekolah, akreditasi, NSS, NPSN, status sekolah, pemilik, serta kata sandi. Jangan lupa untuk mengunggah berkas logo sekolah berformat JPG atau PNG.

Biasanya, terdapat pula formulir lokasi yang perlu diisi. Masukkan data-data pada kolom masing-masing, seperti provinsi, kota atau kabupaten, kecamatan, kelurahan, alamat, kode pos, titik koordinat, ketinggian, nomor telepon dan faks, surel, serta situs web. Pada tab ketiga, operator sekolah hanya perlu memasukkan nama dan NIP kepala sekolah. Setelah terisi, klik tombol Simpan.

2. Konfigurasikan data mata pelajaran

Langkah berikutnya, Anda perlu menyinkronkan data mata pelajaran. Klik tombol sinkronisasi dan pastikan komputer sudah tersambung dengan jaringan internet. Apabila sinkronisasi berhasil, akan muncul data-data tertentu, misalnya, tingkatan, nama mata pelajaran, kelompok data, serta KKM.

3. Menginput muatan lokal

Setiap sekolah berasal dari daerah yang berbeda sehingga sudah pasti muatan lokalnya berbeda pula. Maka dari itu, operator harus memasukkan muatan lokal secara manual. Caranya adalah dengan mengonfigurasi di menu muatan lokal yang tersedia pada masing-masing aplikasi. Jika sudah selesai, jangan lupa klik tombol Simpan.

4. Memasukkan ekstrakurikuler

Berikutnya, masukkan ekstrakurikuler yang ada di sekolah. Cara menambahkan ekstrakurikuler dalam daftar hampir sama dengan cara menginput muatan lokal. Anda tinggal mengisi kolom nama ekstrakurikuler dan pembina, lalu tekan tombol Simpan.

5. Menginput data guru

Anda dapat menginput data para guru yang mengajar di sekolah dengan dua cara, yakni manual atau sesuai format yang telah ditentukan. Berikut penjelasannya.

- Input manual

Masukkan data guru secara manual dengan mengakses menu profil guru di masing-masing aplikasi. Selanjutnya, akan muncul formulir yang harus diisi. Input data-data identitas seperti nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat surel, serta nomor telepon. Jangan lupa isi juga NIP, NUPTIK, NPWP, dan kata sandi.

Beralih ke pengisian alamat, isilah data-data seperti alamat, kode pos, provinsi, kabupaten atau kota, kecamatan, dan kelurahan. Jangan lupa klik tombol Browse untuk mencari berkas foto guru dalam format PNG atau JPG. Setelah foto terunggah, tekan tombol Simpan.

- Input dengan format yang telah ditentukan

Cara ini dapat menginput data para guru secara serempak. Pertama-tama, Anda perlu mengunduh template ke komputer. Buka berkas tersebut, lalu isilah kolom-kolom yang tersedia dengan data para guru. Jadi, tidak perlu menginput data satu per satu guru seperti cara manual. Simpanlah berkas templat yang sudah diisi dalam format XLSX. Kemudian, kembali ke aplikasi rapor digital untuk mengunggah fail tadi.

Apabila proses pengunggahan selesai, data para guru akan langsung ditampilkan dalam daftar. Isilah juga mata pelajaran atau muatan lokal. Kolom mata pelajaran dapat diisi lebih dari satu, sedangkan muatan lokal dapat dikosongkan.

Salah mengisi profil guru? Tinggal akses menu profil guru untuk mengubah dengan data yang benar. Data guru dapat dicetak dalam bentuk XLSX dan disimpan sebagai arsip. Caranya adalah dengan mengklik tombol Cetak pada masing-masing aplikasi.

6. Memasukkan data siswa

Input data siswa-siswi tidak jauh berbeda dengan data guru. Anda juga dapat memasukkannya secara manual atau menggunakan format yang telah disediakan sistem. Isilah data-data identitas seperti nama lengkap, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telepon, agama, alamat surel, status dalam keluarga, serta urutan anak. Selain itu, isi pula NISN, NIS, sekolah asal, tanggal diterima di sekolah, serta kelas saat penerimaan.

Berikutnya, lengkapi bagian alamat dengan provinsi, kota atau kabupaten, kecamatan, kelurahan, alamat, dan kode pos. Beralih ke bagian identitas orang tua, isilah data-data seperti nama, NIK, tanggal lahir, pendidikan, pekerjaan, serta nomor telepon dari ayah dan ibu. Terakhir, isilah bagian wali murid dan unggah berkas foto murid dalam format JPG atau PNG. Klik tombol Simpan setelahnya.

7. Mengisi data rombongan belajar

Rombongan belajar merupakan kelompok murid yang terdaftar dalam satuan kelas pada satu entitas pendidikan. Hal ini berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 17 Tahun 2017. Isilah masing-masing kolom data sesuai kategori, seperti tingkat, peminatan, nama rombongan, dan wali kelas. Tekan Simpan untuk menyimpan data rombongan belajar.

Panduan Pemakaian untuk Operator Guru

1. Mengatur konfigurasi bobot dan KKM

Selanjutnya, guru perlu mengatur pembobotan jika baru pertama kali menggunakan aplikasi. Pembobotan digunakan untuk mengambil nilai dalam aktivitas belajar mengajar, baik di bidang pengetahuan, keterampilan, maupun KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal).

Carilah menu konfigurasi pembobotan dan KKM di masing-masing aplikasi. Tekan tombol yang berfungsi mengubah mata pelajaran. Isilah kolom-kolom seperti bobot RPH, bobot PAS, bobot praktik, bobot portofolio, bobot proyek, dan KKM. Klik Simpan jika sudah selesai.

2. Menginput nilai harian

Masukkan nilai-nilai peserta didik yang diambil dari ujian harian. Pilih rombongan belajar menurut tingkat dan peminatannya. Jika ada banyak mata pelajaran, Anda bisa memanfaatkan kolom pencarian. Setelah menemukan rombongan belajar, isilah nilai harian secara manual. Kolom nilai  remedial pun bisa diisi untuk perbaikan nilai murid. Jika sudah menginput nilai, tinggal klik tombol Simpan di pojok kiri bawah.

3. Menginput nilai  akhir

Nilai akhir diambil dari nilai akhir semester, nilai keterampilan, serta nilai rata-rata ujian akhir. Masuklah ke menu konfigurasi nilai akhir. Kemudian, pilih rombongan belajar sesuai dengan peminatan dan tingkatan. Setelah itu, Anda dapat mengisi nilai dalam formulir yang ditampilkan. Guru juga dapat mengisi deskripsi penilaian untuk menginformasikan keterangan tambahan. Setelah selesai, tinggal klik Simpan.

4. Mengisi data sebagai wali kelas

Operator wali kelas bisa mengakses menu khusus. Apabila operator bukan wali kelas maka hanya dapat memberi nilai pada siswa sesuai kelas atau mata pelajaran yang diajarkan. Wali kelas bisa melihat nilai keseluruhan dari murid, mengedit profil peserta didik, serta menginput catatan tambahan.

Pada bagian input catatan, ada berbagai kolom yang bisa diisi. Bagian sikap sosial dan sikap spiritual bisa diisi dengan predikat serta deskripsi, begitu pula dengan bagian ekstrakurikuler. Isilah jenis prestasi siswa yang mengikuti ekstrakurikuler. Berikutnya, masukkan jumlah hari izin, sakit, atau absen tanpa keterangan. Berdasarkan penilaian secara keseluruhan, wali kelas berhak memutuskan siswa tersebut naik atau tidak naik kelas.

5. Mencetak rapor

Wali kelas bisa mencetak rapor dari menu yang disediakan masing-masing aplikasi. Namun, menu ini tidak berfungsi apabila tidak ada data siswa yang dimasukkan ke sistem. Bagaimana cara mencetaknya? Cukup tekan tombol yang tersedia dalam aplikasi, misalnya, tombol Cetak Rapor atau Cetak Rapor SKS. Rapor SKS hanya menampilkan data rapor per semester. Sementara itu, tombol Cetak Rapor akan mencetak rapor akhir peserta didik secara keseluruhan.

Bagaimana Cara Mencadangkan Data?

Pencadangan data atau backup data perlu dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Ada beberapa cara pencadangan data yang bisa diterapkan, yaitu

1. Pencadangan VDI

Pertama, terdapat pencadangan data yang disimpan dalam satu jenis berkas, yakni VDI. Caranya sangat simpel. Cukup salin dan tempel berkas VDI ke disk berbeda. Jangan lupa memastikan rapor online dalam keadaan tidak aktif saat menjalankan salin dan tempel.

Anda juga harus mengetahui lokasi penyimpanan VDI. Hal ini karena setiap sekolah memiliki lokasi penyimpanan yang berbeda, tergantung si pengatur rapor online. Namun, tidak perlu cemas kalau belum mengetahuinya. Tinggal klik menu pengaturan, lalu ke menu penyimpanan. Setelah itu, tekan berkas ".vdi" untuk melihat info lokasi penyimpanan.

2. Pencadangan basis data rapor online

Cara berikutnya adalah dengan mencadangkan data pada basis data rapor online. Lakukan langkah ini ketika aplikasi rapor daring tengah berjalan karena berkas basis data akan terunduh secara otomatis ketika proses sinkronisasi. Nantinya, hasil pencadangan data bisa disimpan pada disk komputer atau disk eksternal.

3. Pencadangan data rapor berformat PDF

Cara ketiga sebaiknya dilakukan oleh wali kelas masing-masing atau pihak sekolah karena rapor sudah dalam bentuk final. Berkas rapor berformat PDF bisa disimpan sebagai arsip. Pencadangan data seperti ini pun sangat simpel.

Pertama, buka aplikasi dan akses menu wali kelas pada masing-masing aplikasi. Lalu, klik menu rapor dan temukan tampilan daftar peserta didik beserta tombol pencetakan. Tekan Cetak, lalu ganti kolom lokasi penyimpanan dengan "Save as PDF". Terakhir, klik Save dan berkas rapor dalam bentuk PDF akan terunduh ke destinasi pilihan.

Demikian seluk-beluk menarik tentang aplikasi raport digital yang patut Anda ketahui. Aplikasi yang praktis, bukan? Dengan adanya aplikasi ini, digitalisasi sekolah akan semakin berkembang pesat.

Jika Anda berminat membuat program sejenis untuk kebutuhan pendidikan, Anda dapat berkonsultasi terkait software development, website development, dan mobile app development kepada IT consultant di software house terpercaya, seperti SoftwareSeni. 

SoftwareSeni telah terbukti aman dan terpercaya dalam membuat aplikasi, web dan mobile. Proyek-proyek yang telah dikerjakan oleh SoftwareSeni dapat dilihat di halaman ini. Jika anda berminat, hubungi SoftwareSeni sekarang juga!

Semoga informasi kali ini bermanfaat, ya!