Sejak revolusi industri 4.0 digaungkan ke seluruh Indonesia, istilah absen online juga ikut populer. Namun, sebelum membahas lebih dalam tentang sistem absensi online, sangat penting untuk mengetahui apa sebetulnya industri 4.0 itu sendiri. Istilah tersebut pertama kali muncul pada bulan April 2011 silam di Hannover Fair, yang ketika itu dicetuskan oleh pemerintah Jerman.

Dalam event internasional itu, pemerintah Jerman secara tegas menyatakan bahwa akan membawa industri mereka ke level lebih tinggi, dengan memanfaatkan teknologi sebagai penggeraknya. Maka atas dasar pandangan tersebut, Indonesia sebagai salah satu negara yang turut mendukung gerakan itu, mulai terus membenahi diri untuk menyukseskan era industri 4.0.

Nah, salah satu caranya tentu dengan memanfaatkan teknologi internet, seperti misalnya dengan menggunakan sistem absen online untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Oleh karena itu, berikut kami rangkum untuk Anda seputar pentingnya sistem absen berbasis daring bagi era industri 4.0 di Indonesia. 

Apa Itu Absen Online? 

Absen online merupakan sistem pendataan/pencatatan kehadiran yang memanfaatkan bantuan platform atau aplikasi tertentu yang terhubung ke jaringan internet. Dengan demikian, sistem absensi dapat dihubungkan secara real-time dengan database perusahaan, yang membuat hasil pencatatannya jadi lebih akurat dan praktis. 

Dalam praktiknya, metode absensi berbasis daring juga memanfaatkan sistem cloud untuk membuatnya terkoneksi secara real-time dengan database perusahaan. Alhasil, data dari hasil pencatatan tersebut dapat diakses kapan dan di mana saja; selama user terkoneksi dengan internet. 

Mengapa Itu Penting bagi Era Industri 4.0 di Indonesia? 

Melalui situs resminya, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia menyampaikan bahwa pemerintah telah meluncurkan roadmap Making Indonesia 4.0 sebagai wujud keseriusan dalam meraih titel 10 besar ekonomi dunia pada 2030 mendatang. Untuk itu, penerapan teknologi dalam berbagai bidang usaha terus digalakkan sehingga dapat mempercepat pertumbuhan ekonomi Indonesia.

Jika merujuk pada roadmap tersebut, produktivitas tenaga kerja juga menjadi sasaran utama dalam upaya menciptakan industri yang lebih kompetitif ke depannya. Itulah mengapa kemudian banyak perusahaan kini berlomba-lomba untuk memanfaatkan inovasi teknologi, guna mendukung peningkatan produktivitas SDM mereka. Dalam hal ini, sistem absen online dinilai sangat efektif dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif. 

Mengapa bisa demikian? Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa alasan yang membuat sistem absensi berbasis digital menjadi sangat penting untuk era industri 4.0 di tanah air. 

1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Agar karyawan dapat memanfaatkan waktu kerja mereka secara maksimal, perusahaan perlu menyederhanakan sistem birokrasi yang rumit dan merepotkan, seperti misalnya tidak lagi mengandalkan metode absensi manual. Tidak bisa dimungkiri bahwa sistem absensi yang masih menggunakan cara konvensional, seperti melapor ke bagian HRD atau mengisi jadwal di papan misalnya, bukan opsi yang tepat untuk menyambut era industri 4.0.

Sementara itu, dengan adanya sistem absensi yang menggunakan teknologi digital, karyawan tidak perlu lagi menyisihkan waktu untuk sekadar mengurus izin cuti, melaporkan kehadiran secara manual, atau bahkan menghitung ulang shift kerja. Hal itu karena sistem pencatatan kehadiran yang memakai bantuan aplikasi atau platform online sudah meringkas semua aktivitas tersebut. Alhasil, karyawan juga bisa lebih fokus pada pekerjaan mereka dan tidak lagi merasa direpotkan dengan segala hal yang berhubungan dengan absensi. 

2. Mengakurasi Data Dasar untuk Payroll 

Di era industri 4.0 yang serba canggih dan sangat kompetitif ini, setiap perusahaan harus memiliki sistem kerja yang lebih efisien dan akurat. Itulah mengapa kini pemanfaatan software development yang berhubungan dengan aplikasi absen online terus dikembangkan. Hal tersebut tentunya sangat penting karena data kehadiran karyawan yang tersusun secara rapi dan lengkap dapat dijadikan data dasar payroll yang akurat.  

Penggunaan aplikasi absen digital juga membantu perusahaan mengolah pembayaran gaji karyawan secara tepat. Dengan begitu, tidak ada yang namanya salah hitung gaji, yang bisa merugikan kedua belah pihak, baik itu perusahaan maupun karyawan. Kemudian, untuk membuat sistem penghitungan gaji karyawan jadi lebih ringkas dan mudah, para IT consultant biasanya menyarankan penggunaan aplikasi atau platform absensi online yang juga terintegrasi dengan sistem payroll. 

3. Mendorong Transparansi yang Lebih Baik

Mengutip situs resmi Kominfo Jatim, prinsip dasar dari industri 4.0 adalah adanya suatu keterbukaan atau transparansi informasi. Apabila merujuk pada pernyataan tersebut, penerapan sistem absensi berbasis digital dapat menjadi salah satu langkah tepat untuk mewujudkan transparansi dalam suatu perusahaan atau lembaga. Data kehadiran dapat langsung disimpan ke dalam database dan kemudian diakses secara real-time, baik itu oleh perusahaan atau karyawan.

Dengan adanya data tersebut, peluang terjadinya kesalahan pada pencatatan kehadiran dan payroll akan jadi lebih rendah. Untuk karyawan sendiri, penggunaan aplikasi absensi online juga dapat memberi mereka keleluasaan untuk memonitor dan mencatat pembagian shift ataupun jumlah gaji yang tidak sesuai, misalnya. 

4. Memudahkan Proses Pembagian dan Perencanaan Kerja 

Industri 4.0 membuat persaingan bisnis menjadi semakin ketat. Tidak cuma soal inovasi, pemberdayaan SDM perlu mendapatkan perhatian khusus untuk memastikan target perusahaan tercapai dengan baik. Nah, salah satu cara untuk memastikan karyawan bekerja secara optimal adalah dengan melakukan pembagian dan perencanaan kerja yang matang.

Dalam hal ini, sistem absensi yang mengandalkan teknologi digital dapat menyediakan laporan rinci dan akurat tentang tren kerja karyawan. Dari hasil laporan tersebut, perusahaan bisa mengambil kesimpulan terkait pembagian pos kerja yang tepat atau melihat kapan karyawan menunjukkan performa terbaik mereka. 

Hal ini karena fitur pada aplikasi absen online tidak hanya terbatas pada pencatatan kehadiran saja, tetapi juga dilengkapi dengan sistem pengatur jam lembur, pengajuan klaim, akses pembagian kerja, dan masih banyak lagi. Dengan dukungan semua fitur canggih itu, sistem absensi daring tentunya dapat membuat proses pembagian dan perencanaan kerja di perusahaan menjadi lebih praktis dan terarah. 

Kelebihan Absensi Online Dibandingkan Sistem Manual 

Setelah mengetahui tentang pentingnya sistem pencatatan kehadiran online bagi era industri 4.0, mari mengulik lebih dalam soal kelebihannya dibandingkan metode absensi manual. 

1. Tingkat Akurasi yang Lebih Tinggi

Bisa dibilang, ini adalah kelebihan yang paling menonjol dari sistem absensi berbasis online. Karena sistemnya otomatis, Anda tidak akan menemukan human error pada hasil pencatatannya. Berbeda halnya dengan sistem pencatatan kehadiran yang masih menggunakan cara manual, yakni dengan datang melapor setelah karyawan selesai bekerja.

Jika masih memakai cara-cara konvensional seperti itu, tingkat akurasi datanya tentu akan sangat rendah. Itulah mengapa sistem absensi manual sangat mudah disalahgunakan, yang sering kali memicu terjadinya pencurian waktu dan aksi titip absen. 

2. Mempermudah Proses Penghitungan Jam Kerja

Dengan memanfaatkan sistem absen online, proses penghitungan shift karyawan juga menjadi lebih mudah. Hal itu karena data yang tersaji dari hasil pencatatan kehadiran bisa diakses secara real-time dan sudah tersusun rapi. Bahkan, banyak aplikasi absensi digital yang sudah memasukkan fitur tambahan seperti pencatatan jam lembur dan jumlah gaji yang dihitung berdasarkan keaktifan yang tercatat pada sistem lo. 

3. Memberikan Hasil yang Real-time 

Pada sistem pencatatan kehadiran manual, bagian HRD biasanya akan membuat rekap periodik yang akan dilaporkan secara berkala. Singkatnya, laporan absensi tidak akan bisa dibaca dan diakses secara real-time. Sementara itu, sistem absensi yang menggunakan aplikasi digital dapat mencatat dan menyimpan data kehadiran secara otomatis. 

Dengan adanya informasi data yang sifatnya real-time tersebut, Anda tentunya bisa memonitor kehadiran karyawan kapan dan di mana saja. Ketika sedang meeting, misalnya, Anda bisa sambil membuka aplikasi absensi untuk mengecek berapa karyawan yang masuk dan sedang mengambil cuti. Selain itu, ketika seorang atasan harus mengambil keputusan mendesak, laporan yang disajikan secara real-time akan sangat berguna dalam mempercepat analisis data.

4. Lebih Hemat Biaya

Jika ditinjau dari segi biaya, penggunaan aplikasi atau platform absensi online jauh lebih hemat dibandingkan sistem manual. Ini tidak membutuhkan pemasangan perangkat atau mesin khusus sehingga perusahaan bisa lebih menghemat bujet mereka. Sebagai contoh, ketika Anda ingin memantau tim marketing di supermarket, Anda tidak perlu lagi memasang alat khusus di lokasi mereka beraktivitas. 

Dengan mengandalkan e-absensi, Anda dapat memantau tingkat kehadiran mereka di tempat kerja secara lebih akurat. Karyawan hanya perlu mengunduh aplikasi di gawai pintar mereka dan menggunakannya untuk melaporkan kehadiran, yang biasanya berupa bukti GPS atau swafoto. 

5. Lebih Efisien dan Hemat Waktu

Pemanfaatan e-absensi juga sangat berguna dalam meningkatkan efisiensi pencatatan kehadiran karyawan. Dengan sistem canggih tersebut, karyawan tidak perlu lagi mengantre saat hendak melaporkan kehadiran mereka di perusahaan. Cukup dengan mengaktifkan aplikasi dan mengikuti petunjuk di dalamnya, mereka sudah bisa absen. Dibandingkan absensi manual, cara ini tentunya juga jauh lebih menghemat waktu. 

6. Maintenance-nya Mudah dan Relatif Terjangkau

Karena penerapan teknologi digital sudah sangat masif di segala bidang industri, jasa IT consultant yang menawarkan layanan maintenance untuk sistem absen online kini cukup mudah dijumpai. Selain itu, biaya maintenance untuk aplikasi digital juga relatif terjangkau. 

7. Mudah Mengintegrasi Data dengan Sistem Lain

Data yang direkam oleh sistem aplikasi absensi online dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Hasil laporan tersebut juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti misalnya HRIS atau Human Resource Information System. Proses integrasi data pun bisa dilakukan secara otomatis sehingga analisis laporan dapat dilakukan dengan lebih praktis dan cepat. Integrasi data otomatis inilah yang tidak bisa Anda temukan pada sistem pencatatan kehadiran manual. 

8. Sangat Cocok untuk Memenuhi Kebutuhan Remote Working

Penggunaan absen berbasis digital juga dapat mengakomodasi kebutuhan perusahaan yang memiliki karyawan dengan jam kerja fleksibel atau sistem kerja remote. Dengan begitu, perusahaan bisa memastikan bahwa para karyawan selalu menaati jam kerja mereka. 

9. Mendorong Perampingan Tenaga Kerja

Intinya, pemanfaatan sistem pencatatan kehadiran yang berbasis aplikasi online dapat membantu perusahaan untuk merampingkan kebutuhan tenaga kerja mereka. Ya, karena sistem pencatatannya sudah otomatis, perusahaan tidak perlu mempekerjakan banyak SDM untuk mengurus masalah absensi karyawan. 

9 Aplikasi Absensi Online Populer 

Nah, bagi Anda yang masih pemula di bidang aplikasi absensi digital dan tertarik untuk mencobanya, berikut adalah beberapa rekomendasi yang populer. 

1. MyAttendanceTracker.com

Aplikasi pencatatan kehadiran ini cocok untuk pemakaian di lingkungan sekolah ataupun kantor. Dengan menggunakan platform MyAttendanceTracker.com, admin dapat memasukkan data semua siswa atau karyawan ke cloud sehingga mudah diakses di mana dan kapan saja. Untuk pemakaian di area sekolah, guru juga dapat menambahkan nilai dalam daftar online tersebut.

MyAttendanceTracker.com juga pas untuk perusahaan yang hanya ingin menyimpan data kehadiran karyawan mereka di cloud dan tidak berniat untuk melakukan tindakan apa pun seperti misalnya mengintegrasikannya ke sistem HRIS atau payroll. Untuk saat ini, platform MyAttendanceTracker.com tersedia gratis untuk gawai pintar yang menggunakan sistem pengoperasian Android dan iOS. 

2. Time Station

Time Station adalah salah satu jenis aplikasi pelacakan kehadiran yang simpel. Manajer hanya perlu mendaftarkan perusahaan mereka yang disertai dengan daftar pekerja dan kemudian membuat barcode untuk setiap karyawan. Hasil cetak barcode lalu diberikan kepada setiap karyawan, yang kemudian dipakai untuk memindai kehadiran mereka di kantor. Barcode tersebut bisa dipindai dengan perangkat mobile pintar apa pun yang berbasis iOS dan Android.

Keunggulan lain dari Time Station adalah aplikasi ini juga dapat dioperasikan secara offline. Jadi, platform tersebut tetap dapat merekam semua data check-in dan lalu menyinkronkannya ketika jaringan sudah terkoneksi lagi. Hal itu membuat Time Station sangat sempurna untuk sistem absensi karyawan di lokasi terpencil, dengan akses jaringan internet minim atau sering hilang sinyal. Aplikasi ini menyediakan paket uji coba gratis selama 30 hari untuk Anda.

3. Time Intelligence

Platform absensi online ini dibangun oleh Replicon. Time Intelligence menawarkan semua fitur yang dibutuhkan dalam pencatatan kehadiran, seperti misalnya time-tracking, pengaturan jadwal kerja, payroll, dan segala hal yang berhubungan dengan manajemen waktu. Platform ini juga telah menyematkan teknologi canggih terbaru seperti AI, sistem pengenalan wajah, dan masih banyak lagi. Dengan teknologi yang dimiliki, tidak mengejutkan apabila banyak perusahaan besar, seperti Deloitte dan FedEX misalnya, yang menggunakan Time Intelligence.

4. When I Work

Bekerja dengan baik untuk perangkat pintar berbasis Android dan iOS, When I Work menawarkan fitur pengaturan shift, anggaran tenaga kerja, dan absensi. Aplikasi ini juga memiliki desain antarmuka yang sangat intuitif sehingga cocok untuk pemula. Bahkan, Anda bisa menggunakan layanan When I Work secara gratis untuk pemakaian hingga 75 karyawan lho. 

Di sisi lain, karyawan juga dapat menggunakan aplikasi When I Work untuk mengajukan permintaan cuti. Namun, untuk memastikan tidak ada kecurangan saat pelaporan kehadiran, karyawan harus mengaktifkan GPS mereka ketika melakukan check-in. 

5. WiFi Attendance

Sistem absensi berbasis cloud ini menggunakan jaringan WiFi kantor untuk menandai kehadiran karyawan. Jadi, karyawan dapat menandai kehadiran mereka melalui aplikasi, yang hanya bisa tercatat apabila mereka berada dalam batas jangkauan WiFi kantor yang telah ditentukan. Selain mengakses fitur absensi pada WiFi Attendance, Anda juga dapat mengajukan cuti dan melihat kalender perusahaan lewat aplikasi tersebut.

Fitur real-time tracking dan live location pada aplikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pelacakan lokasi dan waktu secara akurat. Terlebih lagi, aplikasi ini mudah diaplikasikan karena sebagian besar kantor saat ini sudah memasang jaringan WiFi. Namun, aplikasi WiFi Attendance hanya tersedia gratis untuk pemakaian hingga 10 karyawan saja, ya. Aplikasi ini juga kompatibel untuk perangkat pintar dengan sistem operasi iOS dan Android. 

6. Time Clock Wizard

Aplikasi ini menawarkan fitur yang cukup lengkap, mulai dari pencatatan kehadiran, penghitungan gaji, manajemen cuti, hingga pengaturan jam kerja karyawan. Karena basis dari layanan ini adalah cloud, manajer dan karyawan sama-sama dapat mengakses dasbor Time Clock Wizard dari perangkat mana pun dan dapat dilakukan kapan saja. 

Dengan menggunakan aplikasi ini, pihak manajer juga bisa mengatur batas geografis absensi sehingga karyawan hanya bisa melakukan check-in di area kantor atau lokasi tertentu yang sudah ditentukan. Tidak hanya itu! Aplikasi Time Wizard juga memiliki fitur clock-point yang dapat digunakan untuk melacak lokasi akurat ketika karyawan melaporkan kehadiran mereka, dengan menggunakan alamat IP dan perangkat GPS. 

Tertarik menjajal aplikasi canggih ini? Time Clock Wizard menawarkan paket trial selama 30 hari untuk semua layanan mereka—Value, Pro, dan Enterprise. Aplikasi ini juga tersedia untuk iOS dan Android.

7. Virtual Attendance

Aplikasi pencatatan kehadiran ini dapat bekerja dengan baik pada ponsel pintar iOS dan Android. Dalam pengaplikasiannya, admin akan membuatkan setiap karyawan profil dengan QR codes, yang nantinya dapat dipakai untuk menandai kehadiran mereka di kantor. Sayangnya, aplikasi ini hanya mendukung sistem absensi online saja dan tidak memiliki fitur tambahan seperti pencatatan payroll, pengajuan cuti, dan lain sebagainya.

Kendati demikian, Virtual Attendance tergolong aplikasi yang mudah digunakan karena memiliki desain antarmuka intuitif. Aplikasi ini tentu cocok untuk pemula yang tidak ingin direpotkan dengan banyak fitur. Jika ingin menggunakan Virtual Attendance, aplikasi ini menawarkan akses gratis untuk pemakaian maksimal 5 karyawan dan 1 manajer. 

8. ZOHO People

ZOHO People adalah salah satu platform absen online yang populer untuk Android dan iOS. Layanan ini menawarkan fitur manajemen cuti, dokumentasi SDM, pengaturan jadwal kerja, dan lain sebagainya. Untuk mengakses fitur absensi ZOHO, karyawan dapat membukanya langsung lewat aplikasi atau portal web mereka. Untuk membatasi lokasi check-in, platform ini juga memiliki fitur geo-fencing yang dapat diatur dengan menggunakan alamat IP.

Kelebihan lain dari ZOHO adalah aplikasi ini menawarkan kebebasan kustomisasi. Perusahaan dapat mengatur fungsi atau sistem pada dasbornya untuk menghasilkan laporan atau dokumen yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Apabila tertarik menggunakan aplikasi ini, paket trial-nya tersedia selama 15 hari. 

9. Prima ERP

Aplikasi ini mengandalkan tiga fitur utama, yakni time-tracking, billing, dan absensi online. Prima ERP akan sangat berguna bagi Anda yang sedang mengerjakan proyek dari klien. Karena dengan memanfaatkan fitur time-tracking, Anda bisa memperoleh laporan yang berisi profitabilitas dari proyek tersebut, akurasi penagihan, dan masih banyak lagi. 

Sistem absensi digitalnya juga dapat membantu manajer dalam menyimpan semua data kehadiran karyawan secara aman dan rapi di cloud. Selain itu, aplikasi Prima ERP juga tersedia dalam lebih dari 7 bahasa dan sudah dipakai di lebih dari 100 negara.

Demikian, ulasan seputar pentingnya penggunaan sistem pencatatan kehadiran online di era industri 4.0. Karena manfaatnya sangat banyak, yang juga terkait dengan produktivitas karyawan, menggunakan jasa perusahaan IT terkemuka tentunya bisa menjadi solusi yang baik. 

Dalam hal ini, SoftwareSeni sebagai salah satu penyedia layanan one-stop IT solution yang sudah menangani ribuan proyek, dapat memberikan solusi untuk perusahaan yang menginginkan sistem absen online yang lebih canggih. Dengan pelayanannya yang berstandar internasional, SoftwareSeni tentunya juga dapat menjadi alternatif yang strategis untuk membangun produk digital yang lebih berkualitas.