Kebutuhan akan keamanan dan pengendalian akses dalam lingkungan perusahaan  yang semakin meningkat. Dalam beberapa tahun terakhir, terjadi peningkatan kekhawatiran tentang keamanan perusahaan terutama terkait dengan akses yang tidak sah ke area terbatas dan pencurian data atau informasi.

Sistem perekaman kunjungan tradisional yang hanya menggunakan buku tamu atau kartu kunjungan manual dapat menjadi kurang efektif dalam mengatasi masalah ini. Sistem manual tersebut tidak memungkinkan pengelola untuk melakukan pengidentifikasian pengunjung dengan baik dan mengelola akses pengunjung ke area terbatas yang tepat. Selain itu, penggunaan sistem manual juga rentan terhadap kesalahan manusia seperti kehilangan kartu kunjungan atau kekeliruan dalam mencatat data pengunjung.

Oleh karena itu, Visitor Recording System menjadi solusi yang semakin dicari oleh perusahaan dalam mengatasi masalah keamanan dan pengendalian akses. Sistem ini dapat membantu memastikan bahwa hanya pengunjung yang terdaftar dan memiliki izin akses yang sah yang dapat masuk ke area terbatas dan mengakses informasi sensitif atau penting.

Pengertian Visitor Recording System

Visitor Recording System adalah sistem perekaman kunjungan yang dirancang untuk mengelola pengunjung dan akses ke area terbatas pada lingkungan perusahaan. Sistem ini biasanya menggunakan teknologi modern seperti scanner sidik jari, kamera pengenalan wajah, dan barcode scanner untuk mengidentifikasi pengunjung yang masuk dan memberikan izin akses yang sesuai.

Penggunaan Visitor Recording System dapat membantu perusahaan meningkatkan keamanan dan efisiensi operasional. Dengan sistem ini, staf dapat melacak pengunjung yang masuk dan keluar dari gedung, memberikan izin akses yang tepat untuk area terbatas, dan mengidentifikasi pengunjung yang tidak diinginkan atau yang masuk dengan maksud jahat. Dalam situasi keamanan yang kritis, sistem perekaman kunjungan dapat memicu alarm dan memberikan notifikasi kepada staf keamanan atau manajemen.

Selain itu, Visitor Recording System juga dapat membantu meningkatkan pengalaman pengunjung dengan proses pendaftaran pengunjung yang mudah dan cepat. Sistem ini dapat memungkinkan pengunjung untuk mendaftar sebelum kedatangan mereka atau langsung mendaftar di lokasi dengan menggunakan mesin pendaftaran otomatis. Setelah pendaftaran selesai, pengunjung dapat langsung memperoleh izin akses dan diarahkan ke area terbatas sesuai dengan keperluan mereka.

Keuntungan lain dari penggunaan Visitor Recording System adalah bahwa sistem ini dapat menyimpan data pengunjung secara terpusat dan memungkinkan analisis data pengunjung secara real-time. Dengan analisis data yang disediakan oleh sistem, perusahaan dapat memperoleh wawasan yang berguna mengenai profil pengunjung, waktu kunjungan yang paling sibuk, dan area yang paling sering dikunjungi oleh pengunjung. Informasi ini dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan pengalaman pengunjung serta efisiensi operasional secara keseluruhan.

Manfaat Visitor Recording System

Visitor Recording System atau sistem perekaman kunjungan memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai manfaat dari penggunaan Visitor Recording System:

Meningkatkan Keamanan

Dalam era keamanan yang semakin penting, penggunaan Visitor Recording System dapat membantu memastikan keamanan di tempat kerja atau bisnis. Sistem ini membatasi akses pengunjung ke area tertentu dengan memeriksa identitas dan tujuan mereka sebelum diizinkan masuk. Selain itu, sistem ini juga dapat memberikan pemberitahuan atau alarm jika terdapat pengunjung yang tidak sah atau mencurigakan.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan penggunaan Visitor Recording System, proses pemeriksaan pengunjung dapat dilakukan lebih cepat dan efisien, karena sistem ini dapat merekam informasi pengunjung seperti nama, nomor telepon, dan waktu kedatangan. Dalam jangka panjang, ini dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses pemeriksaan manual dan meningkatkan produktivitas kerja.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Dalam bisnis, pengalaman pelanggan sangat penting untuk membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Dengan Visitor Recording System, pelanggan dapat mengalami proses pendaftaran yang lebih cepat dan mudah, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan menciptakan pengalaman yang lebih positif.

Memungkinkan Pengumpulan Data dan Analisis

Dengan sistem perekaman kunjungan, data pengunjung dapat diakses dan dianalisis secara lebih mudah. Hal ini dapat membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis, seperti penentuan waktu kunjungan yang paling sibuk, perencanaan sumber daya manusia, dan pengukuran keberhasilan acara atau program.

Meningkatkan Keakuratan Informasi

Dalam proses pemeriksaan pengunjung manual, sering kali informasi yang diambil dapat terjadi kesalahan atau kehilangan data. Dengan Visitor Recording System, informasi pengunjung direkam dengan akurat dan lengkap, sehingga meminimalkan risiko kesalahan atau kehilangan data yang dapat mempengaruhi keputusan bisnis.

Secara keseluruhan, penggunaan Visitor Recording System memiliki banyak manfaat yang dapat membantu organisasi atau bisnis dalam meningkatkan keamanan, efisiensi operasional, dan pengalaman pelanggan. Dalam era yang semakin berkembang, keamanan dan keselamatan merupakan faktor penting dalam bisnis dan penggunaan teknologi seperti Visitor Recording System dapat membantu dalam mencapai tujuan tersebut.

Fitur Visitor Recording System

Visitor Recording System memiliki beberapa fitur yang dapat membantu memperbaiki pengalaman pengunjung, meningkatkan keamanan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut ini adalah beberapa fitur yang sering ditemukan dalam sistem perekaman kunjungan:

Pendaftaran Pengunjung yang Mudah

Fitur ini memungkinkan pengunjung untuk mendaftar dengan cepat dan mudah. Pengunjung hanya perlu mengisi formulir yang sudah disediakan dengan data diri mereka, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan tujuan kunjungan. Dalam sistem ini, pengunjung juga dapat memilih waktu kunjungan yang tersedia.

Verifikasi Identitas Pengunjung

Fitur ini memastikan bahwa pengunjung yang datang benar-benar merupakan orang yang dia klaim. Pengunjung biasanya diminta menunjukkan identitas seperti kartu identitas atau paspor, yang kemudian akan di-scan oleh sistem. Sistem kemudian akan memeriksa data yang diberikan oleh pengunjung dengan data yang telah di-input ke dalam sistem. Jika data tersebut cocok, pengunjung akan diizinkan masuk. Jika tidak cocok, pengunjung akan ditolak masuk dan keamanan akan diinformasikan.

Pembuatan Badge Pengunjung

Fitur ini memungkinkan pembuatan badge pengunjung yang dapat digunakan selama kunjungan mereka. Badge pengunjung biasanya berisi nama dan foto pengunjung, serta informasi lainnya seperti jam masuk dan lokasi yang dikunjungi. Fitur ini membantu membedakan pengunjung dari staf atau karyawan, sehingga memudahkan pengawasan dan memperkuat keamanan di area terbatas.

Pemberian Izin Akses

Fitur ini memungkinkan pemberian izin akses pengunjung ke area tertentu dalam suatu organisasi atau bisnis. Jika pengunjung hanya diberikan akses terbatas, sistem akan mengkonfigurasi izin tersebut dan memastikan pengunjung tidak melewati batas akses yang telah diberikan.

Pemberitahuan Kedatangan

Fitur ini memberi pemberitahuan kepada pihak yang terkait tentang kedatangan pengunjung. Sebagai contoh, staf penerima tamu akan diberitahu tentang kedatangan pengunjung, sehingga dapat segera menjemput mereka atau mempersiapkan hal-hal yang diperlukan. Fitur ini sangat berguna untuk menghindari kesalahpahaman atau penundaan dalam proses penerimaan pengunjung.

Analisis Data Pengunjung

Fitur ini memungkinkan analisis data pengunjung secara real-time. Pengguna dapat melihat jumlah pengunjung yang hadir, waktu kunjungan, dan data lainnya yang relevan. Informasi ini sangat berguna untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik, seperti memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dan mengembangkan strategi marketing.

Meskipun begitu, membangun Visitor Recording System bukanlah perkara yang mudah dan murah, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu sepeti ukuran bisnis, kebutuhan fitur, dan anggaran. Dalam era pandemi ini, keamanan dan keselamatan merupakan prioritas utama, sehingga penggunaan Visitor Recording System sangat penting untuk memastikan keamanan dan meningkatkan efisiensi operasional. 

Untungnya di era sekarang, Anda tidak perlu bingung ketika ingin membangun visitor management system untuk perusahaan Anda. Kini sudah banyak perusahaan pengembang yang dapat membantu Anda dalam mengembangkan visitor management system yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan Anda, dan salah satu perusahaan pengembang yang telah dipercaya banyak perusahaan di Indonesia adalah Softwareseni.

Softwareseni sendiri merupakan salah satu perusahaan pengembang atau software house yang memiliki layanan IT terlengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Softwareseni juga merupakan perusahaan konsultasi IT yang melayani jasa pembuatan software, maintenance website, dan aplikasi. Berawal dari 2013 dengan klien Australia dan berkembang ke berbagai negara hingga di 2017, Softwareseni mulai bekerja dengan perusahaan Indonesia.

Mengapa Harus SoftwareSeni?

Berstandar Internasional

Selain di Indonesia, SoftwareSeni juga memiliki Office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, SoftwareSeni telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.

Tim yang Solid, Besar dan Profesional

Terhitung per 2022, SoftwareSeni memiliki lebih dari 200 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, SoftwareSeni siap untuk memenuhinya.

Service yang Beragam

SoftwareSeni memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga Wordpress & Plugin Development merupakan servis - servis pilihan yang tersedia di SoftwareSeni Indonesia.

Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan

SoftwareSeni memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.