Menyusul perkembangan teknologi dan informasi yang begitu pesat, terjadi pergeseran yang terbilang sangat signifikan dari konvensional menuju digital. Dahulu, semua hal yang dilakukan secara tradisional, kini mau tidak mau berubah mengarah ke otomatis yang berbasis internet. Bahkan, tanda tangan sebagai bukti sah dokumen yang sebelumnya dilakukan dengan tinta basah kini telah berkembang dan bertransformasi menjadi tanda tangan digital atau digital signature.

Memang benar, penggunaan tanda tangan hampir tidak pernah lepas dari aktivitas sehari-hari. Pasalnya, tanda tangan memiliki banyak peran penting, termasuk bukti identitas, koreksi pada suatu dokumen atau surat sebagai bukti sah jika ada perubahan, dan menjaga integritas dari dokumen atau surat. 

Sebelumnya, demi menghindari terjadinya pemalsuan, tanda tangan harus dilakukan dengan tinta basah atau tinta pena berwarna biru. Kini, demi memudahkan proses pengesahan, baik dokumen administrasi atau kebutuhan surat-menyurat dan mempersingkat jarak serta waktu, penggunaan tanda tangan secara digital mulai banyak dipertimbangkan oleh perusahaan.

Sebenarnya, Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Tidak sedikit orang yang masih beranggapan bahwa tanda tangan secara digital dan tanda tangan elektronik merupakan dua hal yang sama. Ternyata, meski dalam istilah memang terbilang mirip, ada perbedaan di antara keduanya.

Secara sederhana, tanda tangan digital diartikan dengan tanda tangan elektronik yang sudah tersertifikasi yang digunakan untuk membuktikan autentifikasi dan orisinalitas identitas seseorang pada dokumen atau surat. Setiap tanda tangan pada surat atau dokumen akan diikat melalui enkripsi. Jadi, selain menjamin keamanan yang lebih tinggi, dokumen atau surat yang bertanda tangan digital dipastikan tidak dapat dipalsukan.

Lalu, Apa Perbedaannya dengan Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan elektronik memiliki makna yang lebih luas, didefinisikan sebagai salah satu bentuk tanda tangan yang dipindai dalam dokumen secara elektronik sebagai bentuk persetujuan atau pengesahan. 

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik menyebutkan, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang ditempelkan, diasosiasikan atau dikaitkan dengan bentuk Informasi Elektronik lain yang ditujukan untuk alat autentikasi dan verifikasi.

Agar lebih mudah dipahami, contoh dari tanda tangan elektronik adalah tanda tangan basah atau dengan tinta pulpen yang melalui proses pemindaian lalu disalin pada dokumen. Bisa juga tanda tangan yang dibuat menggunakan perangkat berbasis digital tertentu, seperti misalnya tablet, tanda tangan pada bagian bawah surat elektronik atau email, tanda tangan berupa suara, dan nama yang diketikkan.

Sederhananya, tanda tangan elektronik tidak melalui proses sertifikasi dan dibuat tanpa menggunakan jasa pelaksana sertifikasi elektronik. Sementara tanda tangan berbasis digital dibuat menggunakan proses sertifikasi yang hanya bisa dilakukan oleh lembaga penyelenggara sertifikasi atau badan hukum sertifikasi di Indonesia.

Dasar Hukum Menggunakan Tanda Tangan Digital

Penggunaan tanda tangan berbasis digital maupun elektronik ternyata telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik berikut segala perubahannya pada Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016. Tidak hanya itu, keduanya juga diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 Pasal 59, dikatakan bahwa sebuah tanda tangan elektronik akan memiliki kekuatan dan hukum yang sah selama dipenuhi berbagai persyaratan berikut:

• Data ketika membuat tanda tangan elektronik hanya berhubungan dengan penanda tangan.
• Data ketika membuat tanda tangan elektronik ketik dilakukan proses penandatanganan hanya dikuasakan oleh penanda tangan.
• Segala perubahan yang dilakukan berkaitan dengan tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu tanda tangan bisa diketahui.
• Semua perubahan yang dilakukan berkaitan dengan informasi elektronik dan turut berhubungan dengan tanda tangan elektronik setelah tanda tangan dilakukan bisa diketahui.
• Ada cara tertentu yang bisa digunakan untuk mengetahui siapa pihak yang melakukan tanda tangan.
• Ada cara tertentu yang bisa digunakan untuk membuktikan bahwa pihak yang melakukan tanda tangan telah benar-benar menyetujui semua informasi elektronik yang terhubung.

Lalu, bagaimana dengan hukum tanda tangan digital? Memang, peraturan perundangan yang berlaku lebih mengarah dan mengedepankan istilah serta penggunaan tanda tangan berbasis elektronik secara garis besar. Akan tetapi, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 Pasal 60 menyebutkan, tanda tangan elektronik termasuk tanda tangan berbasis elektronik yang tersertifikasi dan tanda tangan berbasis elektronik yang tidak tersertifikasi.

Apabila dipahami dengan berbagai penjelasan tentang definisi dari tanda tangan berbasis digital, bisa diambil kesimpulan bahwa tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi mengarah pada tanda tangan berbasis digital.

Melalui Pasal 59 ayat 3 dalam Peraturan Pemerintah tersebut, dijelaskan pula bahwa penggunaan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi harus memenuhi akibat dan kesahan hukum, dibuat menggunakan peranti untuk membuat tanda tangan berbasis elektronik yang tersertifikasi, dan melalui proses sertifikasi serta menggunakan sertifikat elektronik yang berasal dari jasa pelaksana sertifikasi elektronik di Indonesia.

Sementara itu, yang dimaksudkan dengan sertifikat elektronik dalam penggunaan tanda tangan berbasis digital mengarah pada sertifikat yang memiliki sifat elektronik, berisikan tanda tangan elektronik berikut identitas yang menunjuk pada subjek hukum atau pihak yang terlibat dalam transaksi elektronik dan dirilis oleh pelaksana sertifikasi.

Pihak yang berperan sebagai pelaksana sertifikasi elektronik sendiri adalah sebuah badan hukum yang turut berperan sebagai pihak terpercaya yang merilis dan melakukan proses audit sertifikat elektronik yang digunakan.

Mengenal Jenis Tanda Tangan Digital

Ternyata, meski disinyalir lebih aman dibandingkan dengan tanda tangan elektronik, tidak semua tanda tangan berbasis digital memiliki perlindungan yang kuat. Oleh karena itu, dilihat dari teknologi yang digunakan dan perlindungan keamanannya, ada tiga jenis digital signature, yaitu:

1. Simple

Pertama adalah tanda tangan berbasis digital jenis simple atau sederhana. Tanda tangan ini memang merupakan bentuk yang paling sederhana karena tidak memiliki perlindungan enkripsi. Contoh paling sederhana dari tanda tangan jenis ini adalah tanda tangan menggunakan tinta pulpen atau tanda tangan basah yang kemudian dipindai dengan menggunakan perangkat elektronik untuk selanjutnya dimasukkan dalam surat atau dokumen.

Contoh lainnya dari penggunaan tanda tangan berbasis digital yang termasuk dalam kategori ini adalah tanda tangan pada email atau email signature yang biasa muncul atau dibubuhkan pada bagian paling bawah surat elektronik. Lalu, ceklis boks yang biasa muncul pada bagian syarat dan ketentuan sebelum kamu memulai proses instalasi perangkat lunak pada komputer atau laptop.

Kelemahan utama dari jenis tanda tangan berbasis digital ini adalah tanpa adanya perlindungan enkripsi. Artinya, tanda tangan ini tidak bisa memberikan informasi terkait pihak yang melakukan tanda tangan atau segala perubahan yang terjadi pada surat atau dokumen setelah tanda tangan dilakukan. 

Tidak hanya itu, tanda tangan jenis ini pun sangat mudah dipalsukan alias digandakan. Oleh karena itu, tanda tangan ini tidak direkomendasikan untuk digunakan untuk pengesahan semua surat maupun dokumen yang penting, karena legalitas dan keamanan yang masih sangat lemah.

2. Basic

Secara garis besar, jenis tanda tangan basic tidak memiliki perbedaan yang signifikan dengan tanda tangan jenis simple. Keunggulannya dari tanda tangan simple hanyalah kemampuan untuk memperlihatkan semua perubahan yang dilakukan setelah surat atau dokumen ditandatangani.

Meski begitu, tanda tangan berbasis digital tipe basic tetap tidak bisa memberikan jaminan keamanan personalitas karena tidak bisa menyatakan personalitas yang telah terverifikasi. Pihak penyedia layanan tanda tangan jenis ini pun tidak melaksanakan proses verifikasi atau validasi data diri pengguna dengan optimal, meski telah menerapkan metode asymmetric cryptography.

Tidak hanya itu, tanda tangan tipe basic juga tidak melewati prosedur 2-factor authentication ketika melakukan proses tanda tangan. Oleh karena itu, semua surat dan dokumen yang ditandatangani menggunakan tanda tangan berbasis digital tipe basic pun dikatakan belum dijamin dengan kekuatan dan akibat hukum yang kuat.

3. Advanced and Qualified

Ketiga dan terakhir adalah tanda tangan berbasis digital jenis advanced and qualified. Jenis ini memiliki kekuatan dan perlindungan hukum yang paling tinggi, memiliki jaminan keamanan yang sama dengan tanda tangan basah yang dilakukan di atas kertas. Tidak hanya diproses dengan memanfaatkan teknologi asymmetric cryptography, tanda tangan tingkat advance and qualified juga diproses menggunakan public key infrastructure.

Tidak berbeda dengan tanda tangan pada level basic, pada level ini pun mampu memberikan informasi detail terkait waktu, tempat, dan perangkat yang dipakai ketika proses tanda tangan dokumen atau surat dilakukan. Semua perubahan yang dilakukan setelah proses tanda tangan pun bisa diketahui dengan mudah.

Alasan mengapa pihak penyedia layanan tanda tangan level advanced and qualified ini dikatakan lebih baik adalah proses validasi identitas atau data diri pengguna yang digunakan. Bahkan, pihak penyedia layanan tanda tangan level ini wajib menerapkan metode 2-factor authentication sebelum pengguna membubuhkan tanda tangan pada surat atau dokumen.

Selain itu, prosedur autentikasi yang digunakan pun sangat beragam. Anda bisa memilih metode pengiriman one time passwords dari SMS hingga pemindaian secara biometrik pada ponsel pintar. Proses autentifikasi dan validasi inilah yang menjadikan semua dokumen atau surat yang telah diberi tanda tangan dengan level advanced and qualified ini telah dibekali dengan sertifikat elektronik yang menempel dengan data diri pihak yang memberikan tanda tangan.

Level advanced and qualified memiliki jaminan keamanan dan perlindungan yang paling kuat di antara ketiganya. Di Indonesia sendiri, sertifikasi penyelenggara layanan tanda tangan berbasis digital level ini berada di bawah pengawasan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Artinya, semua penyedia layanan tanda tangan berbasis digital yang telah memenuhi semua persyaratan pada level advanced and qualified akan mendapatkan sertifikasi sebagai penyedia dari Kominfo.

Cara Membuat Digital Signature

Salah satu bukti yang menyatakan bahwa tanda tangan yang dilakukan secara digital adalah sah yaitu keharusan untuk menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat dan dikeluarkan oleh jasa penyedia layanan sertifikasi elektronik. Ini artinya, Anda bisa membuat tanda tangan berbasis digital yang telah melalui proses sertifikasi dari badan penyelenggara.

Di Indonesia sendiri, ada beberapa badan penyedia layanan sertifikasi elektronik, dua diantaranya berasal dari instansi pemerintah, yaitu Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber dan Sandi Negara atau BSSN dan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi atau BPPT. Lalu, bagaimana cara membuat tanda tangan yang telah tersertifikasi ini?

Tentunya, Anda bisa langsung menghubungi jasa penyedia layanan sertifikat tanda tangan berbasis digital untuk membantu membuat tanda tangan yang tersertifikasi dan memiliki perlindungan yang aman. Namun, Anda juga bisa membuat tanda tangan berbasis digital sendiri menggunakan peranti laptop atau ponsel, sesuai dengan tipe perangkat Anda menggunakan software atau aplikasi khusus pembuat tanda tangan digital.

Sayangnya, sudah pasti, tanda tangan berkonsep digital yang Anda buat sendiri di laptop atau ponsel tidak memiliki sertifikasi atau hanya sebatas pada tanda bukti pengesahan surat atau dokumen biasa. Ini memang dibutuhkan jika Anda tidak sempat membubuhkan tanda tangan basah pada dokumen atau surat, tetapi akan lebih baik lagi jika Anda menggunakan tanda tangan yang tersertifikasi langsung dan dilindungi serta dijamin keamanannya oleh hukum.

Jika dilihat dari kondisi pada aktivitas operasional perusahaan atau instansi sehari-hari, beberapa masalah yang berkaitan dengan administrasi seperti surat-menyurat maupun dokumen tidak membutuhkan tanda tangan yang harus bersertifikasi, alias cukup hanya dengan tanda tangan elektronik biasa. Meski begitu, tanda tangan tersertifikasi tetap dibutuhkan guna menjadi validasi, keaslian, dan keamanan dokumen.

Keunggulan Menggunakan Digital Signature

Jarak dan waktu yang menjadi lebih singkat bukan menjadi satu-satunya keunggulan dari menggunakan tanda tangan digital untuk mengesahkan surat maupun dokumen. Berikut beberapa keunggulan lain peralihan tanda tangan dari konvensional menuju digital untuk menunjang bisnis Anda:

1. Lebih Menghemat Biaya

Pastinya, Anda bisa lebih menghemat biaya pengeluaran operasional perusahaan, terlebih untuk membeli alat tulis kantor seperti pulpen, tinta mesin pencetak atau printer, hingga biaya untuk mengantarkan surat atau dokumen melalui jasa ekspedisi.

Selama Anda memiliki ponsel pintar atau perangkat elektronik seperti laptop maupun komputer yang telah tersambung dengan internet, proses penandatanganan sekaligus pengiriman bisa dilakukan dalam satu waktu dan tanpa adanya biaya tambahan.

2. Sah dan Terjamin Oleh Hukum

Legalitas yang mengatur dan menjamin keamanan tanda tangan elektronik tersertifikasi ada pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 11 ayat 1 dan 2 yang membahas mengenai Sistem dan Transaksi Elektronik. Bagian ini menyatakan bahwa tanda tangan berbasis digital memiliki fungsi sebagai alat validasi, autentikasi, dan verifikasi yang sah dalam proses transaksi elektronik.

Tanda tangan yang sudah terverifikasi ini bisa digunakan untuk persetujuan yang sah terhadap semua informasi elektronik sekaligus semua surat maupun dokumen elektronik. Artinya, tanda tangan secara digital ini sudah memiliki jaminan akibat hukum yang kuat seperti halnya tanda tangan dengan cara manual.

3. Menciptakan Cakupan Bisnis yang Lebih Luas

Munculnya tanda tangan digital tidak hanya membuat aktivitas perusahaan lebih efektif dan efisien, tetapi juga memungkinkan cakupan bisnis yang lebih luas, bahkan hingga skala internasional. Tidak heran, karena negara maju seperti Australia, Eropa, dan Amerika Serikat juga telah lama mengadaptasi pengesahan dokumen menggunakan metode ini.

Sederhananya, dengan turut menerapkan penggunaan tanda tangan berbasis digital, Anda akan memiliki kesempatan yang sangat besar untuk melebarkan sayap bisnis dan bekerja sama dengan berbagai perusahaan di negara lain

4. Mendukung Konsep Ramah Lingkungan

Pencemaran global telah mencapai nilai yang tertinggi, dampaknya pun sudah mulai terasa. Ini artinya, akan sangat menguntungkan jika bisnis yang Anda lakukan mengusung konsep ramah lingkungan agar tidak semakin meningkatkan angka pencemaran global. Salah satu caranya dengan menggunakan konsep tanda tangan tersertifikasi. Mengapa bisa?

Dengan menggunakan metode pengesahan dokumen secara digital ini, Anda akan mengurangi aktivitas yang berkaitan dengan pencetakan dokumen berikut pengirimannya menggunakan jasa logistik. Artinya, secara tidak langsung Anda telah membantu melestarikan lingkungan dengan menghemat penggunaan kertas dan bahan bakar untuk proses kirim dan antar.

5. Proses yang Lebih Cepat dan Mudah

Penggunaan tanda tangan berbasis elektronik atau digital didukung dengan koneksi internet. Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan tanda tangan kapan saja dan di mana saja. Syaratnya hanya adanya perangkat elektronik yang digunakan dan memiliki akses internet yang mumpuni untuk melakukan tanda tangan. Hanya hitungan menit, dokumen atau surat penting yang telah disahkan dengan tanda tangan pun bisa diterima oleh perusahaan tujuan.

Meski begitu, Anda juga membutuhkan biaya tambahan untuk bisa menggunakan tanda tangan berbasis digital yang telah didukung oleh sertifikasi dari badan hukum terkait. Pun, Anda perlu menyimpan segala dokumen yang telah ditandatangani secara digital dalam folder yang aman untuk menghindari dokumen hilang. Pasalnya, dokumen digital yang telah ditandatangani digital sama sahnya dengan dokumen yang ditandatangani secara manual atau konvensional.

Amankah Menggunakan Tanda Tangan Digital?

Tentunya, dibandingkan dengan tanda tangan elektronik biasa, bahkan untuk tanda tangan basah sekalipun, tanda tangan digital sudah pasti lebih aman karena didukung oleh teknologi asymmetric cryptography. Terlebih, dengan adanya proses 2-factor authentication dan enkripsi yang membuat tanda tangan berbasis digital lebih terjaga keamanannya.

Secara sederhana, dahulu tanda tangan konvensional menggunakan pena di atas kertas memang disebut lebih aman. Namun, bisa saja pihak yang memberikan tanda tangan melakukan penyangkalan telah melakukan tanda tangan tersebut. Dengan adanya tanda tangan yang mengusung konsep digital, penyangkalan bahkan pemalsuan identitas maupun dokumen yang telah ditandatangani tidak bisa dilakukan, karena semua aktivitas atau perubahan bisa terlacak. 

Pergeseran atau transformasi ke arah digital memang mutlak diperlukan guna bisa terus mengikuti perkembangan zaman, terlebih untuk sektor bisnis dan industri. Tanpa adanya pergerakan yang cepat guna mengimbangi pesatnya perkembangan teknologi dan informasi, Anda hanya akan tenggelam oleh perubahan. Pandailah melihat peluang dan menyusun strategi baru ke arah transformasi digital untuk tetap bisa bertahan di tengah melesatnya teknologi.

Salah satu caranya adalah perubahan pada infrastruktur bisnis. Jika sebelumnya Anda masih menggunakan cara konvensional yang terbilang masih sangat tradisional, kini saatnya untuk melakukan perubahan ke arah yang lebih canggih dengan dukungan teknologi terbaru. Bekali bisnis dengan website yang mumpuni dan buat usaha Anda semakin menguntungkan dengan dukungan software dan aplikasi ponsel yang berkualitas.

Butuh bantuan untuk mewujudkan bisnis yang terintegrasi dan mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi yang begitu signifikan? 

Percayakan pada SoftwareSeni! Didukung dengan para IT consultant yang sangat mahir dan profesional, Anda bisa tanya jawab seputar software untuk bisnis, mengembangkan website yang mendukung usaha Anda, hingga mobile app development.

Bahkan, Anda yang tertarik untuk berbisnis toko online pun bisa membuat e-commerce yang sesuai dengan nilai bisnis dan tentu saja mampu mendatangkan keuntungan yang lebih maksimal. Menggunakan standar berbasis internasional, SoftwareSeni menjadi perusahaan One-Stop IT Solution yang mengutamakan keamanan data dan privasi. 

Tidak hanya itu, Anda pun akan mendapatkan layanan Service on Demand yang memastikan bahwa semua produk digital yang dibuat telah bekerja dengan optimal. Jadi, apakah bisnis Anda sudah siap bertransformasi menyambut era teknologi digital berbasis internet yang lebih canggih dengan penerapan tanda tangan digital?