Sering mendengar istilah CRM atau ERP? Sebagian pelaku bisnis mungkin tidak asing dengan istilah Customer Relationship Management (CRM) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Pasalnya, kedua sistem tersebut telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahan karena kemampuannya dalam menyederhanankan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Walaupun hampir memiliki fungsi yang sama, faktanya kedua sistem ini berbeda, lho! Salah satu contohnya, CRM lebih fokus dalam mengelola hubungan bisnis dengan pelanggan. Sementara ERP menitikberatkan pada manajemen bisnis perusahaan.

Apa itu CRM (Customer Relationship Management)? 

Customer Relationship Management atau CRM adalah sistem dan proses untuk mengelola interaksi perusahaan dengan calon pelanggan maupun pelanggan eksisting.

CRM yang sering kita ketahui adalah CRM dalam bentuk software. Software CRM digunakan untuk mengelola, mengotomatisasi, serta mensinkronisasi sales, marketing, dan customer service pada bisnis proses sebuah perusahaan.

CRM berfungsi untuk memperbaiki customer experience, yaitu dengan meningkatkan loyalitas pelanggan sehingga dapat meningkatkan customer retention, dan pada akhirnya memberikan keuntungan bagi bisnis perusahaan.

Sistem CRM merupakan proses mengidentifikasi pelanggan potensial, menuntun mereka selama proses penjualan melalui sales funnel, hingga akhirnya terjadi close deal.

Fitur-fitur CRM

• Manajemen kontak. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengubah informasi pelanggan, seperti kontrak, invoice, dan dokumen lainnya yg berhubungan dengan pelanggan.
• Melacak interaksi pelanggan. fitur ini dapat melacak riwayat informasi pelanggan, seperti melacak dan melihat pembayaran, untuk meningkatkan proses penjualan. Fitur ini dapat dimanfaatkan untuk membuat segmentasi pelanggan berdasarkan perilaku maupun ketertarikan mereka.
• Manajemen database. Fitur ini sangat membantu seluruh departemen dalam perusahaan untuk mengakses informasi yang sama dengan mudah secara terpusat.
• Pengelolaan calon pelanggan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melacak dari mana saja prospek berasal dan melihat progress mereka pada funnel melalui sales pipeline.

Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah aplikasi yang menghubungkan semua area fungsional proses industri dalam satu platform. Data yang dikumpulkan pun memiliki cakupan yang cukup luas mulai dari pra-produksi, finansial, HRD, pendistribusian produk, pembuatan laporan, hingga data investor.

Dengan aplikasi ERP, Anda bisa menjalankan dan memantau semua proses bisnis dalam satu sistem. Hal ini karena aplikasi ERP didukung dengan teknologi canggih seperti database dan hardware yang terintegrasi satu sama lain.

Mengingat kemampuan ERP tersebut, banyak bisnis yang kemudian mengimplementasikan ERP. Terlebih sistem ERP terintegrasi dengan berbagai bidang mulai dari bidang produksi, QC, HRD, hingga marketing, sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan lebih cepat dan akurat.

Fitur-fitur ERP

• Manajemen keuangan. Fitur manajemen keuangan dan akuntansi merupakan inti dari sistem ERP. Beberapa fungsinya antara lain untuk mengelola hutang, piutang, buku besar, dan manajemen aset tetap.
• Manajemen sumber daya manusia. Fitur ini berfungsi untuk mengelola penjadwalan jam kerja, pendistribusian gaji, dan permohon izin sakit.
• Pengelolaan inventarisasi. Beberapa fungsi dari fitur ini meliputi pengaturan pemesanan ulang secara otomatis, pemberitahuan jumlah stok barang, serta status mesin produksi. Ini berfungsi untuk melihat proses produksi secara keseluruhan dan bagaimana mengontrolnya lebih baik.
• Manajemen supply chain. Fitur ini meliputi pengelolaan pesanan pembelian, distribusi, monitoring kualitas, ketaatan terhadap peraturan, dan manufaktur. 

Perbedaan CRM dan ERP

Baik sistem CRM maupun ERP, kedua hal tersebut menggunakan pendekatan berbeda untuk meningkatkan keuntungan perusahaan.

ERP berfokus untuk mengurangi biaya overhead dan memotong biaya yang tidak perlu. Dengan membuat proses bisnis berjalan lebih efisien, ERP dapat mengurangi jumlah pengeluaran capital pada proses tersebut.

Sementara itu, CRM bekerja untuk meningkatkan keuntungan dengan menghasilkan penjualan yang lebih banyak melalui interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

Jika Anda memerlukan sistem yang dapat bermanfaat untuk bagian finance, warehouse, dan operasional lainnya, ERP dapat menjadi pilihan yang tepat. Sebaliknya, CRM merupakan solusi yang lebih khusus. Banyak solusi ERP yang menawarkan fungsi CRM di dalamnya, begitu juga sebaliknya. Namun, tentu fitur yang berkaitan dengan interaksi pelanggan tidak selengkap seperti pada software CRM.

Pilih Software CRM atau ERP?

Karena memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, memilih sistem CRM atau ERP bergantung pada seberapa perlu manajemen prospek dan sales tracking pada perusahaan.

ERP merupakan solusi yang tepat untuk merampingkan berbagai proses bisnis yang berbeda. Sementara itu, CRM cocok untuk memaksimalkan kedekatan dengan pelanggan sebab CRM memiliki fitur-fitur yang berkaitan dengan pelanggan.

Terdapat 3 faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam memilih software mana yang cocok untuk bisnis Anda:

1. Kebutuhan bisnis,
2. Investasi yang ingin dilakukan,
3. Skala bisnis.

Sistem CRM biasanya lebih murah dibandingkan dengan sistem ERP. Selain itu, aplikasi CRM memberikan banyak manfaat bagi bisnis kecil-menengah yang masih bertumbuh untuk mendorong jumlah penjualan.

Sedangkan ERP memberikan manfaat bagi perusahaan besar dan kompleks untuk memotong biaya dan mengefisienkan sistem.

‍