Software adalah perangkat lunak yang menjadi bagian dari sistem komputer. Perangkat ini tidak berwujud dan tidak terlihat karena berupa sekumpulan data elektronik. Software sebagai program yang dapat menjalankan perintah, baik secara offline maupun online, disimpan dan diatur oleh komputer.

Dikutip dari Kompas, teori software dikemukakan oleh Alan Turing pada 1935. Namun, istilah nama software diciptakan oleh John Tukey, seorang matematikawan dan ahli statistik. Ia pertama menggunakan istilah itu di American Mathematical Monthly edisi 1958.

Lalu, apa kegunaan sebuah software? Perangkat lunak ini adalah jembatan penghubung antara pengguna dengan hardware agar dapat melakukan suatu perintah tertentu. Jadi, sangat jelas bahwa tanpa software, komputer tak bisa menjalankan perintah dari pengguna. 

Fungsi Utama Software Pada Sistem Operasi 

Berdasarkan pengertian tersebut, fungsi software untuk sistem operasi komputer sudah cukup jelas, di antaranya sebagai berikut:

• Menyediakan fungsi dasar yang dibutuhkan oleh komputer supaya dapat dioperasikan.
• Mengatur hardware yang ada atau dipasangkan dengan komputer sehingga dapat bekerja secara simultan. 
• Menghubungkan beberapa software lain dengan hardware yang ada di komputer. 
• Menjadi penerjemah perintah dari software lain dalam bahasa mesin. Dengan demikian, bahasa tersebut dapat dipahami oleh hardware. 
• Fungsi lainnya adalah mengidentifikasi program komputer. 

Kategori Software Berdasarkan Jenis dan Distribusi

Software bisa dibedakan atas 2 kategori, yaitu berdasarkan jenis dan distribusinya. 

Software Berdasarkan Jenis

Ada beberapa jenis software yang bisa digunakan dalam sebuah sistem operasi, yaitu:

• Application software atau perangkat lunak aplikasi. Fungsi software ini misalnya untuk presentasi atau pengolahan data. Contoh jenis perangkat lunak yaitu Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, atau OpenOffice.org.
• Operating system atau sistem operasi. Software ini bertugas untuk mengkoordinasikan tiap komponen atau fungsi komputer, misalnya Windows, DOS, atau Linux. 
• Programming Language atau bahasa pemrograman. Ini adalah software yang berguna untuk memberikan instruksi standar, misalnya PHP, Java, atau Microsoft Visual Basic. 

Software Berdasarkan Distribusi

Berdasarkan distribusinya, software dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis, yaitu:

• Freeware adalah software yang bisa digunakan tanpa batas waktu tertentu. Pada umumnya, software seperti ini tidak memiliki fitur yang lengkap sehingga fungsinya tidak maksimal. 
• Adware adalah software yang bisa digunakan secara gratis. Namun, ada kompensasi berupa iklan yang akan terlihat pada komputer pengguna. 
• Spyware adalah perangkat lunak untuk memantau aktivitas pengguna komputer. Software jenis ini banyak disalahgunakan, misalnya untuk mencuri data penting dari komputer yang disusupinya. 
• OpenSource adalah software yang dapat dibuka kode sumbernya, bahkan diubah, ditingkatkan, dan disebarluaskan. Menariknya software ini bisa didapatkan secara gratis dan dikembangkan dengan lisensi GPL (General Public License).
• Shareware adalah piranti lunak yang digunakan untuk kepentingan tertentu serta bisa didapatkan secara gratis. Software ini berupa demonstrasi yang bisa digunakan dalam waktu terbatas dan hanya memiliki fitur terbatas juga. 
• Malware adalah software yang dianggap perusak. Karena itu, malware dapat berbahaya jika disalahgunakan.
• Firmware adalah software penyimpanan dalam bentuk Memory Read Only (hanya dapat dibaca). Jenis software satu ini tidak bisa dimodifikasi walaupun fungsinya bermasalah.

Pentingnya Software bagi Perusahaan

Bukan hanya untuk kebutuhan perorangan, software juga banyak digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan aktivitas bisnis. Bahkan, software bisa disebut sebagai one stop solution bagi perusahaan karena fungsinya tersebut. Nah, apa saja pentingnya software bagi perusahaan?

1. Sebagai Alat Kontrol

Software dapat membantu perusahaan untuk melakukan kontrol terhadap kinerja karyawan atau aspek-aspek lain yang membutuhkan pengukuran digital. Berbeda dengan manusia, software bersifat lebih objektif dan tidak mudah dihentikan karena kehabisan tenaga. 

Keunggulan ini membuat software menjadi alat kontrol yang efektif. Jika hasil kontrol tidak memuaskan, perusahaan pun dapat melakukan evaluasi dan menerapkan solusi terbaik. 

2. Akurasi Data

Tahukah Anda bahwa akurasi data sangat vital dalam sebuah perusahaan. Hitungan yang berbeda sedikit saja, apalagi berkaitan dengan keuangan, dapat berpengaruh terhadap hasil akhir yang didapatkan. Akibatnya penghitungan menjadi tidak akurat atau benar.

Nah, sebuah software yang dibangun dengan teknologi canggih akan membantu Anda mendapatkan akurasi data terbaik. Keputusan yang dihasilkan berbekal pertimbangan dari akurasi data tersebut pun lebih akurat dan tepat. 

3. Meningkatkan Keamanan Data

Software juga berfungsi untuk meningkatkan keamanan terutama yang berkaitan dengan data-data digital. Data bagi sebuah perusahaan sangat penting. Jika bocor ke pihak lain, baik secara sengaja maupun karena diakses pihak lain, data bisa disalahgunakan. Hal ini dapat merugikan perusahaan maupun pemilik data.

4. Mengolah Data

Kegunaan lain adalah untuk mengolah data. Ada pula yang sekaligus membantu mengumpulkan data yang dibutuhkan. Data-data tersebut diolah untuk digunakan di dalam perusahaan, khususnya dalam pengambilan keputusan. Data juga bisa digunakan untuk memperhatikan pola perilaku konsumen yang membeli produk. Semakin spesifik hasil pengolahan data, makin bermanfaat.

Jenis-Jenis Software yang Dibutuhkan Perusahaan

Kecanggihan teknologi membuat bisnis masa kini lebih mudah untuk dikelola dan maju. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengenal apa saja jenis software yang berkaitan dengan kebutuhan suatu perusahaan serta bagaimana cara memaksimalkannya. Nah, berikut beberapa jenis software yang ditujukan untuk perusahaan.

1. Pengolah Dokumen

Pada umumnya, perkantoran pasti membutuhkan software untuk mengolah dokumen. Biasanya software tersebut merupakan bawaan komputer sehingga tak perlu repot-repot untuk mencari atau membelinya.

Jika Anda ingin menikmati fungsi yang sama, tetapi dengan keunggulan lain, salah satu contohnya adalah Google Doc. Software yang dijalankan secara online ini dapat digunakan untuk berbagi dokumen dengan tim kerja di kantor berbekal jaringan internet.

Orang-orang yang diundang untuk terlibat dalam dokumen tersebut dapat melakukan perubahan secara real time di tempat yang berbeda. Kelebihan lain, file dokumen ini akan tersimpan secara aman di tempat penyimpanan sehingga Anda tak perlu khawatir akan hilang atau tercecer. 

Meskipun terlihat kurang penting, pengolah dokumen sebenarnya merupakan pendukung yang sangat vital dalam aktivitas dasar di perusahaan. Untuk memastikan fungsinya maksimal, Anda perlu memilih pengolah dokumen terbaik yang sesuai kebutuhan. 

2. Jaringan Komunikasi

Jenis software yang juga sangat penting bagi sebuah perusahaan adalah wadah yang dapat digunakan untuk berkomunikasi di antara sesama anggota tim. Komunikasi pekerjaan menjadi dasar dari kerja sama tim sehingga perlu difasilitasi dengan baik. Jika komunikasi tidak intens dan lancar, pekerjaan tim bisa berantakan. Bisa jadi, hasil pekerjaan pun tidak sesuai harapan.

Ada berbagi tools atau software yang bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan komunikasi tersebut. Perusahaan dapat memanfaatkan kanal yang sudah banyak digunakan, misalnya WhatsApp atau aplikasi lainnya.

Akan tetapi, karena tidak didesain untuk kebutuhan bisnis, sejumlah aplikasi tersebut kadang-kadang tidak mendukung. Sebagai contoh, jika Anda membutuhkan software yang aman dan efektif untuk percakapan rahasia perusahaan, tentu aplikasi yang bersifat free sangat berisiko. 

Solusi yang bisa ditempuh adalah membuat sendiri kanal khusus yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan tim. Namun, langkah ini tentu membutuhkan bujet yang tidak sedikit. Jika belum memiliki bujet yang dibutuhkan, langkah pertama adalah menentukan aplikasi yang paling sesuai, meskipun harus membayarnya.

3. Pemasaran Produk

Tak bisa diabaikan, jenis software yang sangat dibutuhkan perusahaan adalah yang berhubungan dengan pemasaran produk. Melakukan pemasaran secara optimal akan menghasilkan penjualan yang tinggi sehingga mendukung kemajuan perusahaan secara langsung. 

Ada beragam jenis software yang bisa diandalkan untuk membantu pemasaran produk. Salah satu fitur yang juga turut disediakan oleh jenis software ini misalnya menyatukan seluruh jaringan pemasaran. Jaringan pemasaran yang tertata dengan baik akan memudahkan strategi penjualan. Sebisa mungkin, pilihlah software yang memiliki fitur all-in-one. 

Jenis tools lain yang berkaitan dengan pemasaran dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki sebuah perusahaan. Tak ketinggalan, ada pula yang menyediakan layanan otomatisasi pemasaran. Layanan ini pasti sangat berguna untuk menghemat waktu dan tenaga.

Hal yang perlu diperhatikan adalah selalu memastikan kesesuaian software yang digunakan dengan karakter bisnis maupun kategori usaha. Bukan tidak mungkin, ada software yang lebih cocok dimanfaatkan oleh pelaku usaha kecil daripada usaha besar. Hal ini biasanya berhubungan dengan kapasitas software.

Pemasaran bukan hanya tentang penjualan, tetapi juga promosi. Tanpa promosi aktif, produk mungkin tidak akan dikenal oleh banyak orang. Akibatnya, jumlah penjualan tidak optimal. Hal ini merupakan salah satu strategi yang bisa Anda lakukan terkait cara berjualan online secara efektif dan menguntungkan. 

Nah, Anda bisa memanfaatkan sejumlah software untuk menjalankan promosi marketing berupa email marketing, mengelola media sosial, dan sebagainya. Dengan software ini, Anda pun dapat melakukan kampanye digital untuk menjaring calon konsumen.  

4. Keuangan Bisnis

Anda pun akan mendapatkan kemudahan saat mengelola keuangan perusahaan dengan menggunakan software tertentu. Ada banyak sekali hal yang berhubungan dengan keuangan di sebuah perusahaan. 

Salah satunya adalah mengelola pembayaran pajak. Masih banyak di antara para pebisnis yang belum mendapatkan informasi tentang cara membayar pajak dengan baik dan benar. Dengan bantuan software tertentu, para pebisnis didorong untuk memenuhi kewajiban pajak sesuai aturan yang berlaku.

Selain itu, software yang juga banyak dipilih adalah software bisnis akuntansi online. Di sini, Anda bisa menikmati kemudahan akses di mana pun dan kapan pun. Dengan software tersebut, Anda bisa dengan mudah mencatat transaksi bisnis, membuat laporan keuangan, mengelola aset yang dimiliki, dan sebagainya.

Menariknya, dengan teknologi yang digunakan, data-data Anda akan di-backup secara realtime. Jadi, saat dibutuhkan, data-data bisa langsung diakses dari cloud yang ditentukan. 

5. Mengelola SDM

Software juga dapat digunakan untuk membantu mengelola sumber daya manusia (SDM) atau karyawan di sebuah perusahaan. Bentuk software yang umum digunakan adalah absensi karyawan. 

Pada perusahaan yang masih menganut metode konvensional, absensi karyawan dilakukan secara manual. Namun, hal ini sangat tidak praktis karena menghabiskan waktu dan tenaga. Selain itu, akurasinya juga tidak terjamin.

Dengan memonitor kehadiran karyawan tiap hari, perusahaan dapat memantau kinerja dan mengambil langkah-langkah strategis jika dibutuhkan. Salah satunya, memberikan sanksi agar karyawan yang dimaksud dapat lebih menjaga kedisiplinan.

Bukan hanya berkaitan dengan hal sederhana seperti absensi, jenis software ini juga dapat memudahkan pekerjaan tim SDM dalam menjalankan proses payroll, reimbursement, perhitungan PPh 21, pengelolaan data karyawan, dan sebagainya. 

Dalam hal ini, software adalah fasilitas terbaik yang membuat tugas dan kewajiban para manajer maupun staf HRD lebih ringan. Hasilnya pun jauh lebih baik jika dibandingkan dengan cara-cara konvensional.

Optimalkan Kemajuan Perusahaan dengan Software

Dunia teknologi berkembang sangat pesat. Jika tak mengikuti perkembangan tersebut, Anda bisa mengalami ketertinggalan. Hal ini terutama dirasakan oleh para pebisnis. Karena itu, memperbaharui wawasan dan informasi tentang teknologi terkini adalah suatu kewajiban.

Hal yang perlu diingat adalah persaingan bisnis masa kini sangat berkaitan dengan teknologi. Makin baru dan canggih teknologi yang digunakan, makin besar pula peluang untuk memenangkan persaingan. Pasalnya, aktivitas bisnis bisa dikerjakan secara cerdas, cepat, dan sempurna. 

Nah, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan sebagai pebisnis masa kini yang melek teknologi. Berikut di antaranya:

1. Jangan Ketinggalan Informasi

Dapatkan informasi terbaru mengenai ragam software yang telah dirilis, terutama yang berkaitan dengan kebutuhan bisnis. Biasanya, pembaharuan seperti ini bisa ditemukan dari berita terbaru. Simak kelebihan tools tersebut dan pertimbangkan apakah sesuai dengan jenis bisnis Anda. 

Salah satu hal yang kerap dialami pebisnis selain ketertinggalan informasi adalah tidak berani untuk mencoba atau merasa nyaman dengan kondisi saat ini. Akibatnya, kompetitor bisa saja menyalip bisnis Anda dengan mudah berkat fitur pendukung dari software yang digunakan.

2. Pilih Software dengan Fitur Lengkap

Tips selanjutnya adalah selalu memilih software yang menawarkan fitur selengkap mungkin. Hal ini sangat perlu diperhatikan, terutama jika Anda harus membeli atau mengeluarkan bujet khusus untuk dapat menggunakan software. 

Dengan fitur lengkap, kegunaannya tentu akan lebih optimal. Selain itu, pemakaiannya pun akan lebih praktis. Berbeda halnya jika Anda harus menggunakan lebih dari satu jenis software. Selain dana yang dikeluarkan lebih besar, usaha untuk memahami dan mengaplikasikannya pun jadi lebih banyak. 

3. Lakukan Customize Sesuai Kebutuhan

Apa yang bisa Anda lakukan jika software yang tersedia tidak memenuhi kebutuhan Anda sebagai pengguna? Hal ini mungkin saja terjadi. Apalagi jika software tersebut termasuk dalam kategori yang bebas digunakan tanpa bayar. Biasanya, fungsinya tidak semaksimal yang dibutuhkan.

Nah, langkah yang bisa dilakukan adalah customize sesuai kebutuhan, terutama jika software tersebut merupakan Open Source. Jika tidak memiliki keahlian teknis untuk melakukannya, Anda bisa menyewa seorang teknisi khusus untuk melakukan customize sehingga tools tersebut sesuai dengan kebutuhan.

Apabila hal ini tidak dimungkinkan, Anda harus membuat software yang benar-benar ditujukan untuk perusahaan Anda. Dengan opsi ini, opsi customize terbuka lebar. Namun, perlu diingat bahwa hal ini membutuhkan bajet yang tidak sedikit.

4. Pilih Software yang Aman

Banyak pebisnis yang memilih software offline daripada online karena khawatir dengan kualitas keamanan data perusahaan. Meskipun kegunaannya sangat bermanfaat bagi perusahaan, masalah jaminan keamanan menjadi isu yang lebih serius diperhatikan.

Oleh karena itu, Anda perlu memilih jenis software yang menjamin keamanan data. Hal ini ditandai dengan keberadaan tim ahli serta teknologi terbaru yang digunakan. Supaya lebih jelas, Anda dapat memastikan dengan berkonsultasi lebih dahulu kepada vendor yang membuat software. 

5. Menawarkan Integrasi Sistem

Kemampuan untuk melakukan integrasi antar sistem merupakan kualitas yang dibutuhkan pada masa kini. Dengan kemampuan tersebut, software bisa terhubung dengan aplikasi lain secara otomatis. Fitur ini akan mendukung efisiensi pekerjaan dalam perusahaan. Artinya, Anda tidak perlu membuka banyak aplikasi karena dapat diakses langsung dari software yang digunakan. 

Integrasi juga berhubungan dengan backup data yang tersedia. Meskipun terlihat kurang penting, data hasil backup akan sangat bermanfaat jika data utama yang biasa digunakan tidak dapat diakses. Apabila ada bug dalam software tersebut, adanya integrasi akan sangat membantu.  

6. Software yang User Friendly

Selanjutnya, Anda juga perlu memilih software yang ramah terhadap pengguna. Ini berarti, saat digunakan, Anda bisa menikmati kemudahan dan kenyamanan. Perlu diketahui, tidak semua software menyajikan kualitas ini sehingga cukup mengganggu ketika digunakan.

Nah, bagi Anda yang sedang mencari software untuk perusahaan dan ingin mengoptimalkan penggunaannya, pastikan melakukan uji coba terlebih dahulu. Dengan uji coba tersebut, Anda bisa mendapatkan pengalaman yang nyata mengenai efektivitas software. Beberapa penyedia software berbayar biasanya memberikan kesempatan bagi calon pengguna untuk melakukan hal ini.

7. Memiliki Customer Support

Ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan sebuah software, ini berarti Anda sedang membuat kontrak jangka panjang selama pemakaian. Selama waktu itu, masalah bisa saja terjadi, misalnya adanya bug yang ditemukan dalam aplikasi. Hal ini bisa membuat tools yang digunakan tidak optimal, bahkan bisa menimbulkan risiko bagi perusahaan. 

Karena sangat penting bagi Anda untuk memilih software yang dilengkapi dukungan customer support aktif. Jadi, jika terjadi kendala yang tidak diinginkan, Anda tahu harus ke mana. Melalui customer support, masalah atau kendala pada software bisa segera diperbaiki oleh pihak yang berwenang. 

Bukan hanya saat terjadi masalah, Anda juga bisa menyampaikan pertanyaan terkait penggunaan software secara optimal melalui layanan dari customer support. Dalam hal ini, dibutuhkan peran customer support yang responsif dan dapat memberikan jawaban secara detail. Semakin baik solusi yang diberikan, akan semakin cepat masalah terselesaikan. 

8. Software dengan Biaya Terjangkau

Setiap perusahaan pasti menginginkan sebuah software yang memiliki fitur lengkap dan bagus. Namun, kualitas ini biasanya dibarengi dengan bujet yang tidak sedikit. Karena itu, Anda perlu memperhatikan harga software yang ditawarkan. Jika tidak sebanding dengan kemampuan, Anda mungkin bisa memilih level di bawahnya.  

Bukan hanya itu, biaya-biaya tambahan selama menggunakan software juga wajib diperhatikan. Pada beberapa kasus, ada biaya yang harus dibayar oleh pengguna, selain biaya utama. Ini biasanya terjadi jika Anda menginginkan fitur tambahan lain. Jangan sampai biaya seperti ini akan memberatkan perusahaan Anda pada kemudian hari.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel ini, Anda telah mengetahui berbagai macam software berdasarkan jenis dan distribusinya. Tidak hanya itu, Anda juga telah belajar bagaimana pentingnya sebuah software bagi perusahaan dan bagaimana caranya mengoptimalkan software untuk kemajuan perusahaan. Namun, muncul sebuah pertanyaan, bagaimanakah membuat sebuah software jika tidak memiliki tim IT? 

Nah, untuk membuat software yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda, Anda dapat mempercayakannya pada software house yang sudah marak bermunculan. Meskipun begitu, Anda harus memilih software house yang profesional dan memiliki tenaga IT consultant terpercaya. SoftwareSeni merupakan pilihan terbaik yang bisa diandalkan di dunia teknologi masa kini. 

Ada 4 bidang yang dikuasai oleh para teknisi berpengalaman di SoftwareSeni, yaitu website development yang user friendly, membangun e-commerce berstandar internasional, mobile apps development yang mudah digunakan, dan software development yang bisa diintegrasikan ke sistem perusahaan. 

Dengan berbagai layanan tersebut, Anda akan mendapatkan dukungan terbaik dalam mengembangkan bisnis. Membuat software adalah salah satu hal yang bisa dioptimalkan. Jadi, tunggu apa lagi, segera tentukan kebutuhan perusahaan Anda dan pastikan software pilihan bisa mendukung kinerja semua pihak.