Perkembangan teknologi informasi masa kini tidak lagi menjadi sesuatu yang bersifat terbatas atau hanya dimiliki golongan pekerja menengah ke atas. Pelaku bisnis kecil bahkan bisa mendapat manfaat teknologi informasi lewat berbagai perangkat. Dampaknya yang besar membuat teknologi informasi tidak terpisahkan dari dunia bisnis dan industri.

Teknologi informasi mencakup semua media, peralatan, sistem, dan perangkat yang membantu manusia menyampaikan serta mendapatkan informasi. Hal ini semakin penting di era digital 4.0, di mana hampir setiap kegiatan usaha tidak lepas dari teknologi dan media seperti internet, media sosial, perangkat seperti ponsel dan laptop, dan sebagainya. Layanan seperti pengembang produk TI juga semakin penting.

Manfaat Teknologi Informasi dalam Berbagai Bidang

Teknologi informasi membawa beragam manfaat spesifik bagi pelaku industri atau aktivitas di berbagai bidang. Inilah beberapa manfaat teknologi tersebut sesuai bidang tertentu.

1. Bisnis

Teknologi informasi membantu pelaku bisnis dalam berbagai aspek usaha, mulai dari promosi, kegiatan jual beli, layanan pelanggan, transaksi, hingga keamanan. Berikut beberapa contohnya:

a. Meningkatkan Efisiensi

Manfaat teknologi informasi cukup jelas dalam hal meningkatkan efisiensi. Pemilik bisnis bisa membuat laporan keuangan dengan cepat, menjawab pertanyaan umum (Frequently Asked Questions) menggunakan pesan berbasis sistem AI, hingga melakukan inventori stok dengan cepat.

b. Memudahkan Promosi

Teknologi promosi di era digital membantu pemilik bisnis meraih banyak orang dengan cepat sekaligus relatif tepat sasaran (menurut demografi dan target pasar). Email berlangganan, media sosial, situs video, forum, hingga situs interaktif menjadi “senjata” promosi masa kini.

c. Memudahkan Proses Evaluasi dan Peningkatan Mutu Bisnis

Evaluasi penting bagi bisnis untuk meningkatkan mutu. Teknologi informasi membantu pengumpulan data untuk evaluasi dan pelaporan yang lebih akurat serta efisien, misalnya menggunakan perangkat lunak khusus.

Bisnis juga mendapat keuntungan dari teknologi informasi dalam penjaminan keamanan, misalnya software development untuk mencegah pencurian data personal dan serangan siber.

2. Informasi

Peran teknologi informasi dalam bidang media dan penyebaran informasi tidak bisa disangkal. Beberapa contoh keuntungannya adalah:

a. Menyampaikan Informasi Genting dengan Cepat

Informasi genting seperti kabar bencana, kerusuhan, dan kejadian lain yang membutuhkan respons cepat bisa tersampaikan lebih cepat berkat dukungan teknologi informasi dan digital.

b. Memberi Suara ke Pihak yang Membutuhkan

Teknologi informasi seperti media sosial, internet, dan perangkat mobile memberi kesempatan bagi pihak tertentu untuk menyuarakan aspirasi dan protes dengan lebih mudah. Hal ini memberi dukungan bagi keadilan sipil.

c. Memudahkan Pengecekan Informasi

Informasi yang simpang-siur memang menjadi tantangan era digital, tetapi teknologi informasi juga memberi alat untuk membongkar kekeliruan dan pemalsuan.

Teknologi juga memudahkan anggota industri media untuk mendapat bahan berita yang beragam atau menciptakan pembahasan dari berbagai sudut pandang.

3. Kesehatan

Dunia kesehatan mendapat keuntungan besar dari berkembangnya teknologi informasi. Beberapa keuntungannya antara lain:

a. Mengurangi Potensi Kesalahan

Potensi kesalahan/error dalam menangani data pasien dapat berdampak fatal, terutama bagi pasien yang memiliki kondisi khusus. Teknologi informasi memudahkan pengelompokan data dan pembuatan sistem peringatan untuk pasien berkondisi khusus.

b. Memberi Akses Informasi lebih Luas

Sistem dalam teknologi informasi memberi akses luas ke informasi kesehatan. Hal ini tidak hanya bermanfaat bagi tenaga kesehatan, tetapi juga masyarakat awam. Mobile app development bahkan sudah banyak yang bekerja sama dengan pakar kesehatan dan dokter.

c. Meningkatkan Efisiensi Perawatan

Kondisi seorang pasien seringkali membutuhkan intervensi dari beberapa dokter ahli sekaligus. Teknologi informasi memungkinkan para dokter, perawat, dan staf kesehatan lain untuk berkoordinasi dengan lebih mudah demi merawat pasien berkondisi khusus.

Secara umum, teknologi informasi meningkatkan kinerja tenaga kesehatan sekaligus memberi lebih banyak akses informasi bagi pasien, pendamping, siswa bidang kesehatan, hingga masyarakat umum.

4. Komunikasi

Komunikasi merupakan salah satu tujuan utama pengembangan teknologi informasi. Manfaatnya bagi bidang komunikasi antara lain:

a. Menurunkan Biaya untuk Berkomunikasi

Hampir semua kalangan masyarakat kini bisa menikmati teknologi komunikasi seperti telepon dan internet dengan biaya lebih murah. Hal ini karena perkembangan teknologi informasi yang meluas.

b. Mempercepat Penyampaian Informasi

Manfaat teknologi informasi yang paling jelas adalah mempercepat arus informasi. Berita terbaru, kabar keluarga, hingga informasi jadwal acara bisa disampaikan dengan cepat lewat email, telepon, pesan singkat, dan sebagainya.

c. Memberi Akses Komunikasi lebih Merata

Perkembangan teknologi informasi menciptakan jaringan komunikasi lebih luas. Kini, banyak orang di pedesaan, kota kecil, hingga daerah terpencil punya kesempatan mendapat akses teknologi komunikasi serta sumber informasi.

Perkembangan dalam dunia komunikasi ini juga memberi kesempatan bagi perusahaan teknologi untuk memperluas jangkauan usaha dan layanan.

5. Kuliner

Industri kuliner dan produksi makanan banyak mendapat manfaat dari teknologi informasi, contohnya sebagai berikut: 

a. Inventori Bahan Lebih Efisien

Inventori bahan sangat penting baik untuk restoran maupun pabrik pembuatan makanan. Teknologi informasi memudahkan proses inventori sekaligus memberi info jika ada produk yang stoknya tidak mencukupi.

b. Memudahkan Layanan Pemesanan Jarak Jauh

Pemesanan makanan jarak jauh semakin umum dalam tren gaya hidup, terutama di tengah situasi khusus seperti pandemi. Teknologi informasi memberi banyak alternatif mudah memesan makanan (dan mengelola sistem pemesanan).

c. Memperluas Variasi Produk dan Layanan

Industri kuliner dan pembuatan makanan harus terus berinovasi dalam produk serta layanan. Teknologi informasi memudahkan proses riset dan promosi yang dibutuhkan untuk melakukannya.

Industri kuliner dan makanan juga bisa meningkatkan efisiensi lewat teknologi informasi sehingga memudahkan untuk fokus pada aspek layanan.

6. Travel dan Hiburan

Industri travel dan hiburan banyak mendapat dukungan dari perkembangan teknologi informasi. Contoh keuntungan yang jelas terlihat adalah:

a. Kemudahan Layanan dan Pemesanan

Pengguna jasa travel serta fasilitas hiburan bisa menggunakan teknologi informasi untuk memesan secara mudah, misalnya lewat ponsel. Beragam layanan seperti pemesanan kamar khusus atau kendaraan untuk jadwal tertentu juga lebih mudah dilakukan dengan teknologi informasi.

b. Kemudahan Promosi dan Pemasaran

Teknologi informasi memudahkan aspek pemasaran dan promosi dalam jasa travel serta hiburan. Pesan singkat, email berlangganan, serta promosi media sosial menjadi andalan dalam industri tersebut.

c. Kemudahan Pemberian Rekomendasi

Rekomendasi tujuan perjalanan, produk hiburan, serta layanan travel dapat membantu perusahaan meningkatkan jumlah pengguna jasa mereka. Teknologi informasi memudahkan proses penyebaran informasi rekomendasi tersebut.

Industri travel dan hiburan secara tidak langsung juga mendapat manfaat dari pengguna teknologi informasi, misalnya pemilik akun media sosial yang mempromosikan suatu jasa atau produk travel dan hiburan.

Tantangan Teknologi bagi Perusahaan Masa Kini

Manfaat teknologi informasi untuk berbagai industri memang terlihat jelas, tetapi ada juga tantangan yang membutuhkan solusi atau peningkatan. Berikut beberapa tantangan terkait teknologi informasi dalam berbagai aspek usaha.

1. Ketenagakerjaan

Aspek ketenagakerjaan menghadapi beragam tantangan dengan semakin meluasnya penggunaan teknologi informasi. Misalnya, penggunaan teknologi yang semakin meluas dalam pendataan pegawai membuat risiko pembobolan informasi personal semakin besar. Risiko ini semakin besar pada pekerja yang terlibat dalam gig economy dan banyak bergantung pada alat serta saluran komunikasi untuk mencari uang.

Tantangan lainnya ada pada tren kerja jarak jauh (remote work) yang semakin populer pada abad ke-21. Pekerja jarak jauh membutuhkan beragam alat komunikasi untuk melakukan tugasnya dengan baik. Selain masalah mutu teknologi dan fasilitas, isu ketenagakerjaan dari pekerja jarak jauh juga mencakup keamanan dalam komunikasi.

2. Manajemen Risiko dan Krisis

Manajemen risiko dan krisis adalah bagian penting dari setiap perusahaan atau bisnis. Penerapan teknologi informasi membuat proses seperti pengumpulan dan evaluasi data menjadi lebih mudah. Akan tetapi, perkembangan teknologi informasi tetap memberi tantangan dalam aspek bisnis ini.

Manfaat teknologi informasi dalam hal manajemen risiko adalah meningkatkan kewaspadaan terhadap risiko bisnis. Akan tetapi, arus informasi yang cepat masuk dan keluar bisa mengarah kepada “kelelahan informasi” (information fatigue). Hal ini menyulitkan proses penyaringan informasi dan ide karena adanya keharusan membedakan antara informasi asli atau bermanfaat dan informasi tidak berguna.

3. Operasional dan Rantai Pasokan

Perusahaan di era digital kini punya keharusan untuk mempekerjakan lebih banyak pakar atau staf bidang teknologi informasi untuk menjaga mutu operasi serta rantai pasokan. Hal ini menuntut lebih banyak modal karena pemilik keahlian ini sekarang memiliki nilai tinggi. Perusahaan yang tidak memiliki modal besar untuk mempekerjakan pakar TI terbaik akan kalah saing dari mereka yang sanggup melakukannya.

Pemilik perusahaan juga harus memiliki rencana cadangan jika mengalami kondisi darurat seperti pandemi atau situasi politik tidak menentu. Tanpa teknologi informasi yang berkualitas, aspek operasional dan rantai pasokan akan terganggu. Perusahaan juga harus memperhitungkan keharusan penggunaan gawai seperti ponsel dan laptop, terutama dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh (remote work).

4. Strategi

Tren bisnis dan perkembangan teknologi di era digital menghadapkan pemilik perusahaan pada iklim kompetitif yang dinamis. Hal ini berpengaruh pada strategi yang harus diambil. Pemilik perusahaan tidak bisa berpikir statis dan harus mampu menerapkan strategi fleksibel. Hal ini juga harus didukung dengan penerapan teknologi informasi, misalnya melibatkan IT consultant.

Perusahaan yang tidak memiliki teknologi informasi terbaik cenderung lambat dalam mengelola informasi. Hal ini berdampak pada kemampuan menganalisis tren, data, demografi terkini, dan sebaiknya. Akibatnya, perusahaan menjadi kurang efisien dalam mengatasi berbagai problem.

5. Pajak dan Pelaporan Keuangan

Salah satu tantangan utama teknologi bagi aspek perpajakan dan pelaporan keuangan adalah efisiensi. Perusahaan yang masih mengadopsi sistem perhitungan keuangan konvensional cenderung kesulitan menemukan data-data yang dibutuhkan saat diperlukan, misalnya ketika audit. Teknologi informasi juga diperlukan untuk membuat laporan secara cepat dan ringkas tetapi dengan tingkat kesalahan rendah.

Perusahaan biasanya melakukan prediksi kondisi keuangan (financial forecast) secara rutin. Akan tetapi, tanpa teknologi website development khusus dengan kemampuan pendataan akurat, prediksi ini bisa meleset jauh dan menjurus pada pelaksanaan strategi yang keliru.

Strategi Penerapan Teknologi Informasi Selama Pandemi

Manfaat teknologi informasi yang paling terasa saat ini adalah untuk mendukung bisnis selama pandemi. Walau merupakan peristiwa luar biasa, perusahaan tetap bergantung kepada teknologi informasi dan perangkat pendukungnya untuk menyesuaikan diri dengan situasi seperti WFH dan perkiraan ekonomi yang tidak menentu.

Dampak pandemi yang menimpa seluruh aspek bisnis menuntut penerapan teknologi informasi secara spesifik sesuai dengan bidangnya. Berikut beberapa strategi penerapan teknologi yang bisa dilakukan:

1. Menentukan Fungsi Inti yang Bisa Dikelola secara Remote

Perusahaan bisa melakukan efisiensi dan tindakan keamanan dengan menetapkan fungsi yang bisa dikelola dari jauh. Teknologi informasi seperti internet, perangkat komunikasi video, dan sistem cloud internal perusahaan membantu dalam hal pengelolaan fungsi pekerjaan yang bersifat remote. 

2. Menunjuk Satu Pemimpin dan Tim Pendukung untuk Krisis

Manajemen krisis selama pandemi akan membutuhkan banyak komunikasi. Hal ini berlaku bahkan ketika sebagian besar pegawai mungkin bekerja dari rumah. Dalam hal manajemen risiko, situasi ini berisiko menciptakan birokrasi ruwet untuk mengatasi masalah yang muncul dalam setiap aktivitas bisnis.

Salah satu strategi yang bisa digunakan adalah menunjuk satu pemimpin khusus untuk merespons situasi darurat. Sosok ini harus didukung oleh tim pendukung dengan anggota yang juga ditetapkan dari awal, lengkap dengan fungsi masing-masing. Mereka harus memiliki saluran komunikasi khusus untuk penanganan situasi darurat yang bisa diakses setiap departemen.

3. Perkuat Aspek Komunikasi

Situasi khusus seperti pandemi berisiko memperlambat atau menghambat berbagai aktivitas di semua lini bisnis, mulai dari produksi, logistik dan rantai pasokan, hingga penjualan. Komunikasi wajib menjadi faktor penting dalam pengelolaan bisnis. Anda bisa bekerja sama dengan software house untuk menciptakan lebih banyak saluran komunikasi yang dikelola secara terarah untuk berbagai departemen, dari produksi, distribusi, hingga pemasaran.

4. Menyaring Arus Informasi

Pakar TI serta berbagai departemen terkait komunikasi di perusahaan harus pandai menyaring arus informasi dari luar. Hal ini berguna untuk mencegah analisis keliru terhadap kondisi bisnis, ekonomi, dan keuangan perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga melatih karyawan dari setiap departemen untuk belajar menyaring informasi dari sumber seperti situs dan media sosial, misalnya mengenali kabar yang hanya mengandung klaim berlebihan tanpa bukti.

5. Membuat Simulasi

Simulasi sangat penting terutama dalam menghadapi kondisi sekitar yang tidak menentu. Perusahaan bisa melakukan hal ini terkait sistem manajemen risiko dengan mempertimbangkan skenario jangka pendek dan panjang. Teknologi informasi bisa dimanfaatkan untuk menganalisis data serta situasi terkini demi membuat simulasi yang lebih akurat.

Tips dan Saran Tambahan

Secara umum, manfaat teknologi informasi bisa digali oleh semua jenis perusahaan, mulai dari yang berskala kecil hingga korporasi raksasa. Tren teknologi yang berubah dengan cepat di era digital menuntut perusahaan cepat beradaptasi. Akan tetapi, ada beberapa prinsip umum yang harus diikuti jika perusahaan ingin sukses menerapkan teknologi tersebut.

Berikut tujuh strategi menerapkan teknologi informasi dalam perusahaan yang bisa diaplikasikan di berbagai industri.

1. Pentingkan Fleksibilitas dan Kecepatan

Fleksibilitas pada fungsi merupakan syarat utama sistem teknologi informasi di berbagai industri. Pakar TI biasanya mengakalinya dengan menerapkan sistem modular yang memuat berbagai fungsi. Hal ini agar pemilik perusahaan bisa dengan mudah menghubungkan beragam alat dan fungsi jika diperlukan sehingga bisnis bisa langsung beradaptasi terhadap persaingan.

Kecepatan juga menjadi unsur penting dalam penerapan teknologi. Perusahaan bisa menerapkannya dengan memanfaatkan fungsi otomatisasi dan kecerdasan buatan untuk mendukung fungsi rutin. Perusahaan kemudian bisa berfokus pada sumber daya manusia untuk fungsi lain agar lebih efisien.

2. Sesuaikan Teknologi dengan Kultur Karyawan

Teknologi informasi canggih tidak akan bekerja secara efektif tanpa dukungan kultur karyawan. Ketika perusahaan menerapkan teknologi baru, pastikan bahwa karyawan memahami cara memanfaatkannya secara efisien sekaligus aman. Pastikan juga perusahaan memberi program pelatihan bagi karyawan jika ingin menerapkan suatu sistem secara luas.

Pelatihan karyawan serta adaptasi kultur ini juga berlaku dalam aspek keamanan. Karyawan perusahaan harus memahami cara aman memanfaatkan teknologi perusahaan tanpa mengorbankan privasi.

3. Pusatkan Teknologi pada Aspek Layanan

Perusahaan masa kini wajib mengubah pola pikir terkait jenis sistem yang mereka tanamkan dalam teknologi. Ketika memilih sistem, perusahaan harus mendasarkan alasannya pada jenis dan kualitas layanan yang akan disediakan untuk pelanggan. Hal ini berbeda dengan tren konvensional ketika perusahaan lebih mementingkan manfaat sistem untuk internal dan bukan kepuasan pelanggan.

Pastikan perwakilan perusahaan berkomunikasi dengan pakar TI tentang kebutuhan untuk berpusat pada aspek layanan. Pertanyaan pentingnya adalah: layanan semacam apa yang bisa diberikan perusahaan pada klien? Nilai dan kemudahan macam apa yang klien atau konsumen bisa dapatkan dari sistem tersebut?

4. Terapkan Perubahan Secara Bertahap

Ketika perusahaan hendak menerapkan sistem teknologi baru, mereka sering melakukan pendekatan big bang, yaitu menciptakan perombakan besar mendadak terhadap sistem. Hal ini akan mengejutkan klien yang tidak siap dan karyawan juga kesulitan beradaptasi. Masalah ini semakin besar jika perusahaan melayani kebutuhan rutin masyarakat atau memiliki sistem kerja cepat, misalnya bank.

Teknologi informasi masa kini sebaiknya diterapkan secara bertahap. Pilih periode “rilis” khusus untuk setiap elemen sistem agar Anda tidak perlu sekaligus mengubah sistem yang sudah ada. Pastikan memberi pengumuman kepada klien atau konsumen dan karyawan tentang perubahan yang sudah Anda lakukan, misalnya pada fitur situs resmi, metode pemesanan, dan sebagainya.

Akhirnya, jangan lupa meminta ulasan atau tanggapan, baik dari klien dan konsumen maupun karyawan. Gunakan pendapat atau keluhan mereka untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan kecil yang masih ada.

5. Seleksi “Sumber Daya Pendukung” yang Solid sejak Awal

Penerapan sistem teknologi informasi baru di perusahaan membutuhkan dukungan sumber daya solid. Pemilik perusahaan bisa mengakalinya dengan membentuk sistem pendukung yang berkualitas sejak langkah perencanaan penggantian sistem dilakukan. Misalnya, pemilik perusahaan bisa menunjuk tim khusus dengan pengalaman dan kemampuan beragam yang mampu mengelola penerapan sistem dari berbagai sudut pandang.

6. Tekankan Pemilihan Teknologi pada Keunggulan Perusahaan

Perusahaan ukuran sedang hingga besar memiliki kategori teknologi yang rumit dan memiliki fungsi spesifik. Hal ini bisa menciptakan kerumitan pada sistem yang menyulitkan staf TI untuk mengelolanya. Pemilik perusahaan bisa membuat pengelolaan lebih mudah dengan berfokus pada keunggulan khusus bisnis mereka sebagai patokan utama.

Keunggulan khusus ini bisa beragam. Misalnya, perusahaan penjual pakaian mungkin memiliki sistem inventori yang bisa membantu pegawai menemukan baju sesuai bahan dan motif secara singkat. Bisnis kuliner memiliki sistem prioritas pemesanan agar pembeli dari rumah bisa mendapat pesanan mereka dengan lebih cepat. Jadikan keunggulan ini sebagai patokan utama pengelolaan sistem.

7. Tekankan Nilai pada Kepuasan Pelanggan

Menciptakan kepuasan pelanggan bukan hal baru dalam industri, namun era industri digital masa kini menjadikannya sebagai inti dari penerapan teknologi informasi. Ada tiga pertanyaan penting terkait kepuasan pelanggan sebelum perusahaan memilih teknologi untuk diterapkan:

• Bagaimana teknologi baru ini bisa membawa nilai lebih untuk pelanggan?
• Apa masalah pelanggan yang paling umum dan bagaimana teknologi ini bisa menolong mereka?
• Mengapa kita harus melakukan transformasi teknologi ini sekarang juga? Apa urgensinya?

Dengan berpatokan kepada tiga pertanyaan tersebut, perusahaan bisa memusatkan penerapan teknologi informasi kepada kepuasan pelanggan.

Penutup

Teknologi informasi bukan barang baru dalam dunia usaha, tetapi penerapan di era digital 4.0 lebih intens dari sebelumnya. Manfaat teknologi informasi untuk dunia usaha sangat beragam, jadi pastikan memilih rekan teknologi seperti pengembang software berkualitas. Dengan berkolaborasi bersama software house bisnis Akan lebih cepat dalam memanfaatkan teknologi informasi! Jadi mulailah mencari software house terpercaya, seperti SoftwareSeni. Akhir kata, gunakanlah panduan ini sebagai informasi awal sebelum menciptakan bisnis sendiri walau kecil.