Teknologi terus mendorong perubahan ke arah yang lebih mudah. Banyak tugas atau pekerjaan yang pada akhirnya menjadi lebih efisien dan efektif berkat teknologi yang digunakan, tak terkecuali dengan peran buku tamu yang kini mulai tergantikan dengan sebuah sistem yang lebih praktis dan fleksibel.

Penggunaan buku tamu telah berlangsung lama dan sampai saat ini pun masih digunakan. Namun seiring perkembangan teknologi yang semakin canggih, buku tamu mulai “kehilangan” perannya sebagai alat untuk mencatat kunjungan seseorang di suatu tempat. 

Alasannya jelas, selain tidak praktis, karena sifatnya yang manual, buku tamu dianggap sudah tidak relevan dengan situasi zaman sekarang dimana semua serba digital. Penggunaan buku tamu dianggap “jadul” dan boros karena memang buku tamu “hanya” sekali pakai.

Peranan buku tamu pun kini beralih ke sebuah sistem digital yang lebih canggih dan praktis digunakan, sistem itu adalah visitor management system.

Pengertian Visitor Management System

Visitor management system sendiri merupakan teknologi yang dapat mendata siapa saja pengunjung atau tamu yang datang ke perusahaan Anda. Sistem ini yang menggantikan buku tamu sebagai alat untuk pendataan tamu atau pengunjung yang bersifat konvensional. 

Dengan bermodalkan teknologi digital, membuat visitor management system mudah diakses dan lebih fleksibel untuk digunakan. Secara sederhana visitor management system mengatur siapa saja yang akan berkunjung dengan meminta pengunjung tersebut untuk log-in terlebih dahulu sebelum mereka memasuki ruangan tertentu dengan kartu tanda pengenal untuk mendapatkan akses masuk, sehingga hal itu akan lebih menjamin keamanan perusahaan Anda.

Manfaat Visitor Management System

Ada beberapa manfaat dari visitor management system yang dapat menjadi bahan pertimbangan Anda untuk mengadopsi sistem ini di perusahaan Anda, di antaranya adalah sebagai berikut: 

Keamanan Lingkungan Kerja yang Lebih Terjamin

Anda sebagai pemilik perusahaan, atau seseorang yang bertanggung jawab atas keamanan lingkungan perusahaan, mungkin kerap kali dihantui oleh spionase. Oleh karena itu perlu adanya sistem yang berfungsi untuk mencegah terjadinya kerusakan atau pencurian di lingkungan kerja, dan visitor management system dapat menjadi solusi terbaik dari permasalahan tersebut.

Visitor management system dapat memantau hingga melakukan tracing pada setiap tamu yang berkunjung di perusahaan Anda dengan tanda pengenal tamu atau pengunjung. Selain dapat mengantisipasi terjadinya pencurian di lingkungan kerja, dengan adanya tanda pengenal, staf perusahaan Anda pun akan semakin awas di lingkungan dia bekerja.

Membuat Lingkungan Perusahaan Menjadi Lebih Nyaman

Visitor management system akan membuat lingkungan perusahaan Anda menjadi lebih nyaman, dikarenakan sistem ini akan menjamin tidak adanya gangguan dari pihak - pihak yang tidak memiliki kepentingan maupun pihak - pihak yang tidak bertanggung jawab.

Dengan situasi yang lebih aman dan kondusif, staf perusahaan Anda pun akan lebih nyaman dalam bekerja, dan secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas staf perusahaan Anda, kinerja staf pun akan menjadi lebih efektif dan efisien dan goal perusahaan akan lebih cepat tercapai.

Meningkatkan Citra dan Reputasi Perusahaan

Visitor management system memungkinkan Anda meningkatkan citra dan reputasi perusahaan Anda. Mengapa demikian? Padahal seperti yang kita tahu, membangun citra dan reputasi perusahaan bukanlah perkara yang mudah, dan cenderung membutuhkan waktu yang lama. 

Dengan visitor management system yang dapat meningkatkan keamanan lingkungan perusahaan Anda, dengan melakukan tracing siapa saja yang keluar dan masuk lingkungan perusahaan, membuat client Anda akan menjadi terkesan dengan adanya sistem keamanan di lingkungan perusahaan Anda. Dari situlah kemudian citra dan reputasi perusahaan Anda akan naik.

Staf yang Lebih Produktif, dan Kinerja yang Lebih Efektif dan Efisien

Dengan keamanan yang lebih baik, membuat kondisi dan suasana lingkungan kerja menjadi lebih baik, hal ini tentu secara tidak langsung meningkatkan produktivitas kerja dari staf yang bekerja di lingkungan perusahaan Anda. 

Rasa aman juga akan menciptakan kenyamanan pada staf perusahaan Anda, sehingga kinerja staf pun akan menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu dengan visitor management system, Anda akan lebih mudah memantau siapa ada di mana, siapa saja  yang masuk dan keluar dari ruangan, sehingga jika suatu hari ada situasi genting seperti bencana alam, kebakaran, atau lainnya, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah dilakukan.

Solusi yang Lebih Hemat

Seperti yang dijelaskan di awal, dengan menggunakan visitor management system yang menggantikan peranan buku tamu, tentu itu akan lebih menghemat anggaran pengeluaran biaya perusahaan Anda, terutama anggaran pengadaan buku tamu, jika ada kunjungan tamu atau client pada perusahaan Anda.

Selain itu, visitor management system juga cenderung lebih fleksibel dan memiliki skalabilitas yang tinggi, dan tentunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan segala manfaat yang diberikan, visitor management system layak untuk Anda adopsi pada perusahaan Anda.

Lalu, bagaimana untuk membangun visitor management system khusus untuk perusahaan Anda? Tentunya Anda membutuhkan tim IT profesional yang solid, sehingga bisa membangun sistem yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahan Anda. 

Namun, jika Anda tidak atau belum mempunyai tim IT dalam perusahaan Anda, maka bekerjasama dengan software house adalah solusi yang tepat buat Anda. 

Softwareseni adalah salah satu software house dengan compliance terbaik yang ada di Indonesia. Softwareseni juga merupakan perusahaan konsultasi IT yang melayani jasa pembuatan software, maintenance website, dan aplikasi. Berawal dari 2013 dengan klien Australia dan berkembang ke berbagai negara hingga di 2017, Softwareseni mulai bekerja dengan perusahaan Indonesia.

Mengapa Harus SoftwareSeni?

Berstandar Internasional

Selain di Indonesia, SoftwareSeni juga memiliki Office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, SoftwareSeni telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.

Tim yang Solid, Besar dan Profesional

Terhitung per 2021, SoftwareSeni memiliki lebih dari 190 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, SoftwareSeni siap untuk memenuhinya.

Service yang Beragam

SoftwareSeni memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga Wordpress & Plugin Development merupakan servis - servis pilihan yang tersedia di SoftwareSeni Indonesia.

Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan

SoftwareSeni memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.

Seat Outsourcing (Staf yang berdedikasi khusus untuk project anda), Ad Hoc (Tim yang siap sedia untuk request satuan anda), dan Project-based (Tim professional untuk menyelesaikan target project anda) merupakan model kerjasama yang tersedia di SoftwareSeni.

Telah Dipercaya oleh Perusahaan - perusahaan Besar Indonesia

Integritas SoftwareSeni dan profesionalitas tim yang ada di dalamnya, membuat SoftwareSeni banyak dipercaya oleh perusahaan - perusahaan besar di Indonesia, sebut saja Traveloka, Angkasa Pura, Astra Internasional, Canny Class, Museum Kepresidenan Yogyakarta dan masih banyak perusahaan besar lainnya yang mempercayakan kebutuhan digitalisasi perusahaan mereka pada SoftwareSeni

Jadi bagaimana? Apakah Anda tertarik untuk mengembangkan visitor management system bersama Softwareseni?