Mempercayakan pengerjaan proyek IT ke software house Indonesia telah menjadi strategi yang kerap digunakan oleh perusahaan. Terutama yang membutuhkan spesialis IT berpengalaman dalam jangka pendek atau hanya mencari cara untuk menghemat biaya proyek.

Namun, banyak perusahaan yang masih ragu untuk bekerja dengan software house Indonesia karena khawatir dengan risiko gagal di tengah jalan. Tentu saja, rasa takut seperti itu tidak muncul tanpa alasan. Mungkin Anda telah mendengar lusinan cerita tentang pengalaman buruk seseorang dalam berkolaborasi dengan software house Indonesia.

Akan tetapi, sebagian besar cerita itu sebenarnya berakhir dengan sukses. Kunci kesuksesan terletak pada pemilihan mitra yang tepat sedari awal dan komunikasi berkelanjutan yang dibangun dalam setiap fase pengembangan.

Tentu saja, ini tidak bisa menjamin 100% Anda akan sukses bekerjasama. Terkadang kegagalan bisa terjadi begitu saja meskipun semuanya terlihat baik di awal.

Namun tidak perlu khawatir, migrasi risiko proyek IT akan membantu Anda untuk memilih mitra software house Indonesia yang tepat dan secara efektif berkolaborasi dengan mereka. Maka, mari selami lebih dalam topik ini.

Persiapan Proyek IT (pembuatan website, aplikasi web, mobile app)

Risiko outsourcing dapat dibagi menjadi tiga tahap dan Anda harus mempertimbangkan semuanya untuk menghindari kegagalan. Tahapan-tahapan tersebut adalah:

• Persiapan dari pihak Anda. Di tahap ini, Anda harus sudah mengetahui kebutuhan dan permintaan yang akan Anda ajukan.
• Pemilihan mitra software house Indonesia yang tepat.
• Partisipasi dengan mitra selama proses pengembangan.

Mari mulai dari Anda. Sebelum melompat ke pencarian mitra software house Indonesia yang akan Anda ajak kerjasama, Anda harus mengidentifikasi apa yang sebenarnya akan Anda ciptakan.

Jika Anda hanya memiliki ide dan ingin seseorang membangunnya dari nol, Anda dapat mengalihkan semua proses development ke software house, mulai dari desain hingga peluncuran. Namun, jika Anda sudah memiliki tim sendiri dan alasan Anda menyewa spesialis dari outsource adalah kekurangan sumber daya (atau yang lain), Anda harus merancang sendiri requirement yang dibutuhkan. Misalnya, spesialisasi yang dibutuhkan, lingkup kerja, atau tugas yang akan Anda delegasikan.

Setelah Anda selesai dengan hal itu, pastikan proyek Anda memiliki tujuan dan sasaran yang jelas. Ini akan membantu Anda menghindari kesalahpahaman di masa depan dan meminimalisir risiko outsourcing.

Jika tujuan dan sasarannya tidak jelas, pekerjaan dapat menjadi berantakan karena lingkup proyek dan aspek lain berubah ke arah yang tidak jelas. Perlu dipahami, perubahan dalam lingkup proyek adalah hal serius dan rumit karena dapat menghambat perkembangan proyek dan berpengaruh pada kualitas produk akhir. Terlebih jika Anda memiliki tenggat waktu yang harus ditaati.

Dengan kata lain, keberhasilan proyek sangat ditentukan oleh seberapa matang perencanaan Anda sedari awal. Oleh karena itu, dokumentasikan tujuan dan titik fokus/sasaran Anda. Anda dapat menulis spesifikasi atau cerita pengguna (user story) untuk menjaga semuanya selaras dengan rencana Anda.

Langkah-langkah untuk meminimalkan risiko outsourcing proyek IT

Setelah Anda mengetahui apa yang sebenarnya Anda butuhkan, Anda dapat maju ke langkah berikutnya, yaitu memilih mitra software house yang tepat. Tahap ini melibatkan banyak aspek risiko outsourcing IT yang harus dimitigasi. Jika tidak, Anda akan menghadapi masalah development di tengah jalan.

Periksa portofolio dan kredibilitas vendor/software house

Sebelum Anda menggandeng salah satu software house untuk bermitra, penting bagi Anda mengetahui bibit bebet bobotnya terlebih dahulu. Semakin banyak informasi yang Anda ketahui, semakin mudah Anda mengambil keputusan.

Hal yang pertama Anda lakukan adalah mencari informasi lengkap melalui website perusahaan dan mengamati aktivitas mereka di jejaring sosial.

Lantas informasi apa saja yang harus didapatkan? Pertama, Anda bisa melakukan pengecekan terhadap usia software house yang Anda lirik. Secara umum, bisnis yang dapat bertahan lama adalah bisnis yang berkualitas baik. Mengapa? Karena artinya ia dapat berkompetisi mendapatkan tempat di hati publik.

Kemampuan bertahan ini bisa menjadi salah satu tolak ukur untuk melihat kestabilan bisnis mereka. Selain itu, semakin lama sebuah software house beroperasi, maka semakin banyak pula asam garam yang dimiliki, sehingga diharapkan dapat lebih kaya pula akan solusi. Tentunya, ini akan mempengaruhi harga yang ditawarkan.

Kedua, Anda dapat memperhatikan siapa saja klien yang ditangani. Semakin bergengsi perusahaan yang pernah menjadi kliennya, maka biasanya semakin baik pula kualitasnya. Perusahaan yang mapan tentu tidak akan mengambil resiko bekerjasama dengan pihak yang berkualitas melempem.

Ini bisa menjadi salah satu indikasi yang baik. Bahkan ketika terdapat sebuah software house jakarta yang baru berumur satu atau dua tahun, tetapi sudah berhasil menangani klien bertaraf besar, maka bisa jadi kualitas yang dimilikinya tidak kalah saing dengan yang sudah lama berdiri.

Selanjutnya, Anda bisa melakukan pengecekan lebih lanjut terhadap teknologi yang digunakan. Pastikan software house yang dipilih dapat memenuhi seluruh kebutuhan teknologi yang dibutuhkan dalam proyek.

Jika Anda merasa kurang mahir dalam hal ini, Anda dapat berkonsultasi dengan pihak yang ahli. Namun sebenarnya, jika pilihan Anda jatuh pada software house yang tepat dan profesional, justru anda yang akan dibantu dalam menentukan.

Customer Review

Hal selanjutnya yang bisa Anda lakukan sebelum memilih yang terbaik adalah dengan menyimak kolom customer review baik di website resmi, social media, ataupun dari platform diskusi lainnya. Jangan hanya percaya pada apa yang dikatakan oleh sales dari pihak software house. Tanggapan, kritik, dan saran yang ditulis oleh customer biasanya lebih to the point dan jujur.

Dengan membaca review, Anda bisa membandingkan jumlah antara komentar yang terkesan puas atau justru merasa kecewa. Manakah jumlah yang lebih banyak? Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan penilaian tentang tingkat keprofesionalitasan software house tersebut secara garis besar.

Ingin mengerucutkan pilihan dengan lebih akurat lagi? Anda bisa berkomunikasi langsung dengan beberapa klien yang ada di daftar pelanggan mereka dan tanyakan tentang pengalamannya selama bermitra. Anda tidak harus pergi ke Paris hanya untuk mengetahui disana benar-benar ada Menara Eiffel atau tidak, bukan? Cukup dengan mendengarkan pengalaman dari orang lain yang anda percaya, Anda sudah bisa mendapatkan informasinya.

Sama halnya dalam pencarian Software House. Pengalaman dari kolega, sahabat, atau siapa pun yang Anda percaya, bisa membantu Anda mendapatkan data. Berbekal info dari beberapa pihak yang telah Anda koleksi, Anda sudah bisa membuat rangkuman dari kacamata Anda sendiri.

Harga & Waktu Pengerjaan

Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa software house, Anda perlu menentukan berapa pengeluaran maksimal yang perusahaan dapat sisihkan untuk proyek ini. Barulah anda bisa melangkah ke tahap pemilihan software house yang sesuai. Sebagai klien, sebaiknya Anda jangan mudah tergiur dengan harga yang miring. Semakin tinggi tingkat teknologi dan teknik yang dibutuhkan dalam proyek Anda, tentu harganya pun akan semakin tinggi dan menyesuaikan.

Baca ulasan Mengapa Software Developer Murah Bukan Ide Yang Bagus? Ini untuk memahami mengapa harga murah bisa membahayakan kesuksesan Anda.

Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan estimasi waktu pengerjaan yang ditawarkan. Biasanya estimasi ini tertera di proposal. Anda perlu menelaah seberapa masuk akal jangka waktu yang ditawarkan. Perkiraan pengerjaan yang terlalu lama tentunya akan berpengaruh buruk pada deadline proyek Anda. Begitupun dengan estimasi yang terlalu cepat. Waktu pengerjaan berkaitan erat dengan kualitas.

Jam Kerja

Setelah mendapatkan review tentang banyak hal, jangan lupa untuk menanyakan jam kerja yang mereka miliki. Jam kerja yang sama akan lebih memudahkan Anda untuk berkomunikasi. Tetapi jika ternyata memiliki banyak perbedaan, itu artinya Anda membutuhkan lebih banyak informasi tambahan. Terlebih jika software house yang Anda tuju berbeda negara dengan Anda. Tentunya harus ada perjanjian yang disepakati di awal mengenai hal ini.

Contoh pertanyaan yang perlu Anda berikan adalah seperti;

Bagaimana jika terjadi masalah setelah jam kerja berakhir?

Bagaimana jika masalahnya bahkan terjadi di saat hari libur atau tanggal merah? Apakah mereka siap menangani? Seperti apa prosedurnya?

Media komunikasi apakah yang paling efektif untuk kedua belah pihak?

Apakah ada biaya tambahan yang perlu dikeluarkan? Serta pertanyaan lainnya yang menurut Anda perlu untuk diketahui. Jangan sungkan untuk bertanya mengenai hal-hal detail ketika masih dalam masa perkenalan. Justru ini adalah tahap dimana Anda harus bisa lebih kritis terhadap segala kemungkinan.

Bagian ini adalah versi terbaru. Baca artikel asli di 4 Cara Tepat Memilih Software House yang Berkualitas.

Semua langkah ini dapat membantu Anda mengatasi risiko outsourcing IT dengan mitra software house Indonesia yang tidak berpengalaman. Sekarang, Anda mungkin memiliki daftar perusahaan yang potensial dan saatnya membahas beberapa aspek sebelum bekerja sama.

Pastikan dokumen persyaratan Anda dipahami

Kesalahpahaman adalah musuh terbesar dari pengembangan software atau aplikasi. Perusahaan vendor harus menghilangkan semua potensi kesenjangan komunikasi yang mungkin terjadi, namun Anda juga harus siap untuk memberi persyaratan yang jelas.

Misalnya, di SoftwareSeni, kami memastikan dokumen persyaratan dibuat dengan benar. Kami juga menganalisis kebutuhan dan bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memproses persyaratan klien baru. Kami bertanya kepada klien tentang apa yang mereka harapkan dari produk mereka, fitur apa yang mereka butuhkan, jangka waktu yang mereka inginkan untuk proyek berakhir.

Dengan cara ini, kami mengumpulkan banyak data penting jauh sebelum dimulainya proyek dan meminimalkan kemungkinan risiko yang mungkin terjadi.

Bangun komunikasi yang kuat dengan tim

Tantangan terbesar outsourcing terletak di komunikasi. Untuk menghindari kegagalan, Anda harus memastikan vendor Anda menggunakan sistem yang canggih untuk dapat terus berkomunikasi dengan Anda saat dibutuhkan.

Untungnya, teknologi informasi telah berkembang dengan pesat sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan buruknya infrastruktur komunikasi. Pasar teknologi informasi dipenuhi dengan alat-alat kolaborasi yang memastikan pertukaran informasi secara efektif. Email, kurir, perangkat lunak manajemen proyek, obrolan video real-time adalah beberapa dari mereka.

Jadi, Anda dan vendor harus menentukan saluran komunikasi yang nyaman bagi kedua belah pihak. Misalnya, kami bertanya ke klien kami tentang cara yang paling mudah bagi mereka untuk berkomunikasi dengan manajer kami. Apakah cukup dengan email atau juga harus dilengkapi nomor telepon agar lebih cepat dihubungi. Ini adalah langkah yang sangat penting untuk manajemen risiko outsourcing yang akan membantu Anda menghindari kesalahpahaman di masa depan.

Terlibat di proses manajemen proyek

Sebagai klien, Anda menyampaikan kebutuhan perusahaan dan mendefinisikan ruang lingkup proyek ke project manager selaku perwakilan dari tim development. Anda berperan sebagai pengawas yang bertugas meninjau perkembangan proyek secara reguler, dan menerima laporan dari project manager.

Selain memberikan gambaran umum proyek, sebagian besar klien ingin berpartisipasi aktif dalam perkembangan proyek. Sejujurnya, hal ini adalah proses yang rumit.

Partisipasi klien bisa saja malah menghambat proses pengembangan, terutama jika klien kurang berpengalaman dalam pengerjaan proyek IT. Tetapi, kontribusi klien dalam tim sebenarnya memberi nilai tambah pada keberhasilan proyek. Anda dapat membagi wawasan dan pemahaman dari sisi klien selama masa pengerjaan.

Partisipasi aktif klien sejak proses requirement dapat mengurangi kemungkinan pengerjaan ulang produk di tengah jalan. Mengapa? karena margin error dari requirement yang tidak jelas bisa mencapai hampir 100%. Tingkat keberhasilan proyek dengan tambahan informasi kunci dan keputusan klien adalah 150%.

Intinya, absensi klien adalah mimpi buruk bagi project manager dan tim developer.

Namun, partisipasi berlebih atau micro-management adalah hal yang buruk. Berikut ini beberapa “best practice” yang Anda dapat lakukan sebagai klien untuk memudahkan kerja tim;

1. Perjelas sistem komunikasi sedari awal. Pada titik kick-off proyek, yaitu semacam dokumentasi rencana komunikasi kerja (project communication plan), Anda harus menyepakati sistem komunikasi untuk proyek tersebut bersama project manager.Sistem komunikasi harus ditetapkan dari awal mengenai bagaimana, kapan dan di mana interaksi Anda akan terjadi secara reguler dengan manajer proyek. Interaksi Anda ini harus mencakup rapat, pembagian tanggung jawab, pemegang keputusan utama, dan cadangan sistem komunikasi, jika diperlukan.
2. Konsisten dengan jadwal rapat. Selalu konsisten dengan jadwal rapat yang telah ditentukan. Buat diri Anda penting bagi proyek dengan secara teratur berpartisipasi dalam pertemuan.
3. Melibatkan diri di keputusan penting. Anda harus terlibat dalam semua keputusan kunci. Tidak harus di setiap keputusan - setidaknya memberi masukan dan terlibat dalam pembahasan. Tim developer memegang kendali dalam proses pengerjaan proyek, namun klien harus tahu keputusan-keputusan penting yang akan mempengaruhi hasil akhir produk.

Berbicara tentang manajemen proyek, sebagian besar perusahaan outsourcing menggunakan metodologi Agile untuk membangun produk yang hemat biaya dan berkualitas. Metode ini memberi kemudahan komunikasi bagi kedua belah pihak, klien dan software house Indonesia. Metode ini populer digunakan karena memiliki risiko rendah di proses komunikasi.

Sehingga, tentukan apakah mitra software house Anda bekerja dengan metodologi ini atau tidak.

Pilih model kerjasama

Proses ini berlaku bagi perusahaan yang ingin menyewa spesialis untuk melengkapi tim developer perusahaan. Kadangkala, spesialis khusus adalah bakat langka dan mahal jika harus disewa sepanjang tahun. Sehingga, beberapa software house Indonesia memiliki sistem kontrak bergantung pada proyek. Mitigasi efektif untuk risiko sistem ini memerlukan pertimbangan seksama dari kedua belah pihak.

Misalnya, di SoftwareSeni, kami memiliki tiga opsi pengelolaan pada klien yang ingin menyewa tim spesialis:

By Request - Harga Pasti

Sederhananya, Anda membayar harga tetap yang telah ditentukan sebelumnya untuk sejumlah pekerjaan tetap. Model ini efektif jika Anda mengetahui ruang lingkup proyek serta memiliki tenggat waktu dan anggaran yang ditetapkan. Model harga tetap bukanlah solusi yang paling fleksibel, jadi Anda akan menghadapi kesulitan tertentu ketika mengubah persyaratan proyek.

Project Based - Waktu & bahan

Ini adalah model pay-as-you-go. Cocok untuk proyek tanpa persyaratan yang jelas. Model ini memberikan fleksibilitas yang besar karena tidak ada batas waktu yang ditetapkan dan lingkup kerja yang ditetapkan.

Seat Outsourcing - Tim yang berdedikasi

Anda menyewa spesialis teknologi yang khusus yang bekerja untuk proyek Anda. Dalam hal ini, Anda harus benar-benar terlibat dalam pekerjaan mereka dan memiliki kendali atas seluruh proses. Model ini fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan apa pun.

Lindungi kekayaan intelektual Anda

Faktanya, satu-satunya cara untuk melindungi ide Anda adalah dengan menggunakan payung hukum. Tentukan apakah perusahaan vendor menandatangani perjanjian kerahasiaan. Ini adalah praktik umum saat ini dan kami sepenuhnya mendukung untuk meyakinkan klien bahwa tidak ada risiko keamanan outsourcing.

Berkolaborasi dengan perusahaan

Selamat!, Anda telah memilih mitra software house Indonesia yang tepat! Namun, bagian tersulit dari proyek IT belum tiba, bahkan jika Anda menyewa software house paling handal sekalipun.

Kita membicarakan proses software development. Proses ini membutuhkan upaya kolaborasi ekstra tidak hanya dari mitra software house, tetapi juga Anda sebagai bagian dari stakeholder.

Hindari 4 Hal yang Membuat Proyek Pembuatan Aplikasi Berbasis Web Gagal ini.

Membangun proyek IT dari nol adalah seperti menunggu bencana terjadi; kita semua tahu betapa rumit dan besar risiko yang dihadapi. Apalagi jika Anda bekerjasama dengan software house Indonesia.

Pertama, Anda menemukan perusahaan outsource yang menjanjikan Anda semua yang Anda inginkan dalam suatu produk — pengiriman tepat waktu dan sesuai anggaran, kualitas terbaik, antarmuka pengguna yang cantik, teknologi mutakhir, dan dukungan seumur hidup tanpa proses yang rumit.

Maka, Anda mengirim pembayaran termin pertama dan perjalanan Anda dimulai. Tim tidak memahami kebutuhan Anda, kualitasnya buruk, semua waktu dan anggaran Anda disia-siakan, dan tingkat frustasi meroket. Bagian "terbaik" adalah Anda tidak dapat pergi, karena semua uang yang Anda habiskan sejauh ini akan sia-sia dan Anda harus memulai dari awal. Anda harus tetap "terikat" dengan tim ini karena Anda tidak mampu "berpisah".

Apakah ada cara untuk melakukan outsourcing dengan baik dan minim risiko kegagalan?

Jawabannya adalah iya. Sangat mungkin untuk melakukannya dengan benar dan bebas masalah, tetapi Anda harus siap untuk mengubah filosofi manajemen Anda.

Selain yang sudah kami sebut di atas, prinsip dasarnya sederhana; 1) Anda harus secara terbuka dan sering mengkomunikasikan kekhawatiran Anda dengan tim outsource, dan 2) mereka harus secara terbuka dan sering mengkomunikasikan risiko dan masalah dengan Anda.

Itu adalah dua faktor kesuksesan dalam software outsourcing yang sayangnya sering diabaikan.

Dua prinsip terakhir di atas lahir dari pemikiran Wei Liao Zi. Dia mengatakan, menurut Strategi Militer Klasik Tiongkok Kuno:

“Ketika informasi dari bawah mencapai para petinggi, dan perhatian dari petinggi menembus ke bawah, itu adalah situasi paling ideal”

Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan proyek Anda dengan kami, hubungi manajer kami.